Printen maakt nog steeds deel uit van de dagelijkse werking, zelfs in organisaties die ‘cloud-first’ werken. Maar de manier waarop bedrijven hun printers beheren, is veranderd. Veel Belgische kmo’s willen niet langer afhankelijk zijn van traditionele printservers, handmatige driverinstallaties en locatiegebonden printermapping. Nu organisaties steeds vaker overstappen op Microsoft 365 en modern apparaatbeheer, moet ook het printen aansluiten bij dit nieuwe werkplekmodel. Cloud printing maakt printerbeheer eenvoudiger, veiliger en makkelijker te ondersteunen. Voor Belgische bedrijven is de cruciale vraag niet alleen wélke printtechnologie ze gebruiken, maar wie hen kan helpen om het printerpark te beheren als onderdeel van de bredere IT-omgeving.
Waarom wordt printerbeheer complex?
Printerproblemen zijn vaak repetitief en zorgen voor frustratie bij lokale en hybride teams. In een klein kantoor met een beperkt aantal printers blijft dit meestal beheersbaar. Maar verspreid over meerdere locaties – zoals kantoren in Brussel, Antwerpen of Gent – met hybride medewerkers en centraal beheerde laptops, wordt het een heel ander verhaal. Traditionele printconfiguraties zijn vaak afhankelijk van een infrastructuur die veel bedrijven juist willen afbouwen.
- Infrastructuurlast: Printservers, lokale drivers en handmatige configuraties zorgen voor extra werk voor IT-teams
- Inconsistente gebruikerservaring: Medewerkers die tussen regionale kantoren reizen of thuiswerken, ondervinden vaak problemen met het koppelen van de juiste printer
- Druk op de support: Een groot deel van de terugkerende helpdesktickets is puur toe te schrijven aan problemen met printerdrivers
Wat is cloud printing en wat verandert het?
Cloud printing is een aanpak voor printbeheer die printopdrachten via de cloud stuurt in plaats van te vertrouwen op lokale, on-premise infrastructuur. Daardoor kunnen printers centraler worden beheerd en rechtstreeks worden gekoppeld aan de identiteit en toegangsrechten van de gebruiker.
Voor Microsoft-georiënteerde omgevingen biedt cloud printing een moderne aanpak op drie vlakken:
- Gecentraliseerd beheer: Printers toewijzen, toegang beheren en de afhankelijkheid van traditionele printservers verminderen, allemaal vanuit één centraal dashboard
- Identiteitsintegratie: Printrechten rechtstreeks koppelen aan Azure AD / Entra ID-gegevens
- Afstemming op de Modern Workplace: Printen naadloos integreren in een bredere hybride werkstrategie
Wat houdt het beheer van een printerpark echt in?
Het beheer van een printerpark is meer dan alleen printers aansluiten. Voordat u een printerpark kunt moderniseren, moet u het goed in kaart brengen, en de juiste aanpak hangt af van de specifieke bedrijfsomgeving. Een aantal kernvragen verduidelijkt die aanpak:
- Hoeveel printers zijn er in gebruik verspreid over uw Belgische en internationale locaties?
- Welke gebruikers hebben toegang nodig tot specifieke afdelingsprinters of bedrijfskritische toestellen?
- Welke bestaande printers zijn klaar voor cloudbeheer en welke hebben eventueel een overgangsregeling nodig?
Deze vragen zijn belangrijk omdat niet elke organisatie alles in één keer hoeft om te zetten. Sommige bedrijven kiezen voor een stapsgewijze modernisering waarbij bepaalde bestaande elementen behouden blijven. Andere willen de printinfrastructuur zo snel en volledig mogelijk afbouwen.
Hoe passen veiligheid en gebruikerservaring samen?
Bij printen is vaak gevoelige bedrijfsinformatie betrokken. Toegangscontrole en naleving van de wetgeving zijn dan ook topprioriteiten voor Belgische ondernemingen die aan strikte privacynormen moeten voldoen. Drie principes houden het printen zowel veilig als gebruiksvriendelijk:
- Toegangscontrole en authenticatie: Medewerkers zien en gebruiken alleen de printers die voor hen relevant zijn. Dit voorkomt ongecontroleerde of onduidelijke printertoegang
- Secure release (veilig vrijgeven): Door functies zoals badge- of pincode-authenticatie te introduceren, blijven documenten nooit onbeheerd achter in de opvangbak
- Eenvoud: Een printoplossing die wel veilig is maar omslachtig in gebruik, zorgt alleen maar voor meer helpdesktickets. Een goede configuratie zorgt ervoor dat de veiligste optie ook de gemakkelijkste is
FAQ
Wat is cloud printing en wat zijn de voordelen voor een Belgische kmo?
Cloud printing stuurt printopdrachten vanaf het apparaat van de gebruiker via de cloud naar de printer. Hierdoor zijn lokale printservers en het handmatig installeren van drivers verleden tijd. Voor Belgische kmo’s betekent dit eenvoudiger IT-beheer, lagere infrastructuurkosten en de mogelijkheid voor hybride medewerkers om veilig te printen vanaf elke locatie of elk regionaal kantoor.
Moeten we al onze huidige printers vervangen om over te stappen op cloud printing?
Niet noodzakelijk. Hoewel moderne, cloud-native printers rechtstreeks verbinding maken, kunnen veel oudere modellen via slimme software (secure edge software) of hardwarematige bridges perfect worden geïntegreerd in een cloudopstelling. Een IT-partner kan uw huidige printerpark analyseren om te zien welke apparaten geschikt zijn voor de overstap.
Hoe ondersteunt cloud printing de GDPR-naleving voor Belgische bedrijven?
Cloud printing verhoogt de beveiliging via ‘pull-printing’ (of secure release). Dit houdt in dat een document pas effectief wordt afgedrukt wanneer de gebruiker zich fysiek bij de printer identificeert met een pincode, badge of mobiele app. Dit voorkomt dat vertrouwelijke gegevens onbeheerd op de printer blijven liggen.
Is cloud printing geschikt voor complexe situaties, zoals meerdere locaties of gasten die willen printen?
Ja. Met cloud printing kunnen IT-beheerders printers automatisch en centraal toewijzen aan specifieke locaties of gebruikersgroepen. Daarnaast biedt het veilige, gescheiden workflows waarmee gasten of externe consultants kunnen printen zonder dat zij toegang krijgen tot het primaire bedrijfsnetwerk.
