AI evolueert razendsnel en veel bedrijven zijn enthousiast over wat Microsoft Copilot kan betekenen. Tegelijk komt in bijna elk gesprek een heel terechte bezorgdheid terug: “Wat gebeurt er met onze bedrijfsdata wanneer we AI gebruiken?”. Wie wil begrijpen hoe Copilot werkt, krijgt bij Microsoft 365 Copilot een geruststellend antwoord. Copilot functioneert volledig binnen Microsoft 365, waardoor je data binnen je eigen Microsoft 365-omgeving blijft en niet buiten die grenzen wordt gebruikt.
In dit artikel leggen we uit hoe Copilot werkt, tot welke data het wel en geen toegang heeft, en waarom het ontworpen is voor zakelijk gebruik — niet voor publieke AI-experimenten of AI-training.
Wat is Microsoft 365 Copilot?
Microsoft 365 Copilot is een AI-assistent die rechtstreeks ingebouwd is in de Microsoft 365-apps die je dagelijks gebruikt, zoals:
- Outlook
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Teams
- SharePoint
In plaats van een aparte tool te zijn, werkt Copilot binnen deze toepassingen en helpt het je om teksten te schrijven, samen te vatten, te analyseren, te zoeken en content voor te bereiden op basis van je bestaande werkdata.
Hoe Copilot je data gebruikt
Copilot surft niet vrij rond op het internet of door je volledige IT-omgeving. Elke interactie verloopt gecontroleerd en is gebaseerd op drie elementen:
- Je prompt – wat je Copilot expliciet vraagt
- Je Microsoft 365-data – e-mails, bestanden, chats, vergaderingen en documenten waartoe je al toegang hebt
- Microsofts AI-modellen – die je vraag verwerken en een antwoord genereren
Copilot combineert deze elementen op het moment dat je de vraag stelt. Het scant je data niet continu en bouwt geen aparte databank op met bedrijfsinformatie.
Het belangrijkste punt blijft cruciaal:
Copilot kan alleen data gebruiken waarvoor jij al toegang hebt.
Heb je geen rechten op een bestand, mailbox of Teams-kanaal? Dan kan Copilot die data ook niet gebruiken.
Je data blijft binnen je tenant
Een van de grootste verschillen tussen Microsoft 365 Copilot en publieke AI-tools is de manier waarop met data wordt omgegaan.
Met Copilot:
- Wordt je bedrijfsdata niet gebruikt om publieke AI-modellen te trainen
- Worden prompts en antwoorden niet gedeeld met andere organisaties
- Vindt dataverwerking plaats binnen Microsofts beveiligde enterprise-omgeving
- Blijft alle informatie binnen je Microsoft 365-tenant en beveiligingsgrenzen
Dit verschilt fundamenteel van consumentgerichte AI-tools, waar prompts soms worden opgeslagen of hergebruikt voor training.
Voor organisaties die werken met gevoelige, vertrouwelijke of gereguleerde informatie is dit onderscheid essentieel.
Beveiliging en toegangscontrole
Microsoft 365 Copilot is gebouwd bovenop hetzelfde beveiligings- en compliance-framework dat je vandaag al gebruikt.
Copilot respecteert automatisch:
- Gebruikersrollen, rechten en groepslidmaatschappen
- Toegangsregels in SharePoint, Teams en mailboxen
- Gevoeligheidslabels en dataclassificatie
- Retentie-, audit- en compliancebeleid
Copilot creëert dus geen nieuwe toegangspaden naar je data. Het werkt strikt binnen de bestaande grenzen.
Is een document als vertrouwelijk gemarkeerd? Dan behandelt Copilot het ook zo.
Is content beperkt tot een bepaald team? Dan wordt die niet buiten die scope gebruikt.
Wat Copilot niet doet
Om misverstanden te vermijden, is het belangrijk duidelijk te zijn over wat Copilot niet doet:
- Het stuurt je data niet naar publieke of consumentgerichte AI-platformen
- Het gebruikt je bedrijfsdata niet om modellen voor andere klanten te trainen
- Het omzeilt geen rechten, beveiligingsinstellingen of toegangsregels
- Het “begrijpt” geen context die niet in je data aanwezig is
Copilot is ontworpen voor gecontroleerde, zakelijke AI, niet voor open experimenten of ongecontroleerde datadeling.
Praktische voorbeelden: Copilot in het dagelijkse werk
Om dit concreter te maken, enkele realistische voorbeelden van hoe Microsoft 365 Copilot in de praktijk wordt gebruikt — zonder data buiten je organisatie te brengen.
In Outlook
Copilot kan lange e-mailconversaties samenvatten, actiepunten aanduiden of helpen bij het opstellen van een antwoord, op basis van gesprekken waartoe je zelf toegang hebt. Het leest geen andere mailboxen of verborgen mappen.
In Teams
Een vergadering gemist? Copilot kan een samenvatting maken, beslissingen oplijsten en opvolgacties extracteren uit chats en opnames — maar alleen voor vergaderingen waarvoor je bent uitgenodigd of toegang hebt.
In Word
Copilot helpt bij het herschrijven of structureren van documenten op basis van bestanden, notities of referenties die jij selecteert. Het haalt geen willekeurige documenten uit de organisatie.
In Excel
Copilot kan tabellen analyseren, trends uitleggen of helpen bij formules — zonder data te exporteren naar externe platformen.
In alle gevallen werkt Copilot binnen de app, binnen je rechten en binnen je Microsoft 365-omgeving.
Waarom voorbereiding belangrijk is
Copilot werkt het best in een Microsoft 365-omgeving die goed gestructureerd en up-to-date is.
Omdat Copilot antwoorden bouwt op basis van je bestaande data, heeft de kwaliteit van die data een directe impact op de kwaliteit van de resultaten.
Goede voorbereiding betekent onder andere:
- Logische mappenstructuren in SharePoint en Teams
- Duidelijk eigenaarschap van documenten en mappen
- Correct ingestelde rechten en toegangen
- Opschonen of archiveren van verouderde content
Zonder die basis kan Copilot nog steeds antwoorden geven, maar ze kunnen onvolledig, verouderd of minder betrouwbaar zijn.
Met andere woorden: Copilot vervangt goed informatiebeheer niet — het beloont het.
AI, correct toegepast: productief én veilig
Microsoft 365 Copilot toont dat AI en databeveiliging geen tegenpolen hoeven te zijn.
Wanneer Copilot correct wordt geïmplementeerd, helpt het teams om:
- Tijd te besparen op repetitieve schrijf- en samenvattingstaken
- Sneller relevante informatie te vinden in mails, bestanden en chats
- Rapporten, presentaties en vergadersamenvattingen efficiënter voor te bereiden
- Bestaande bedrijfsdata om te zetten in concrete inzichten
En dat allemaal terwijl je bedrijfsinformatie netjes blijft waar ze hoort.
Veelgestelde vragen
Kan Copilot alle bedrijfsdata zien?
Nee. Copilot kan alleen data gebruiken waartoe de aangemelde gebruiker al toegang heeft. Het ziet geen data van andere teams, afdelingen of mailboxen zonder expliciete rechten.
Wordt onze data gebruikt om AI-modellen te trainen?
Nee. Microsoft gebruikt je bedrijfsdata, prompts of Copilot-antwoorden niet om publieke of gedeelde AI-modellen te trainen.
Kan Copilot per ongeluk gevoelige informatie lekken?
Copilot respecteert gevoeligheidslabels, rechten en toegangsregels. Is je beveiligingsmodel correct opgezet, dan wordt vertrouwelijke informatie niet blootgesteld aan onbevoegde gebruikers.
Zoekt Copilot op het internet?
Copilot focust op je Microsoft 365-data. Externe informatie blijft duidelijk gescheiden en wordt alleen gebruikt als je daar expliciet om vraagt.
Moeten we onze beveiliging aanpassen voordat we Copilot gebruiken?
Niet per se, maar Copilot maakt vaak zichtbaar waar rechten, structuren of databeheer nog verbeterd kunnen worden.
Copilot draait niet om het geven van onbeperkte toegang aan AI.
Het gaat om verantwoord AI-gebruik binnen een beveiligde, gecontroleerde bedrijfsomgeving.
Voor organisaties die de voordelen van AI willen benutten zonder controle te verliezen, is Microsoft 365 Copilot een logische volgende stap — mits correct geïmplementeerd met de juiste structuur, rechten en begeleiding.
Hoe ITAF je helpt om Copilot correct te gebruiken
Microsoft 365 Copilot levert de meeste waarde in een goed gestructureerde en veilige omgeving. Daar komt ITAF in beeld.
Wij helpen organisaties om Copilot voor te bereiden, te implementeren en te gebruiken op een manier die productief, veilig en afgestemd is op hoe jouw bedrijf werkt.
