LivWise, het bedrijf achter het barbecuemerk Barbecook, werkte voor zijn IT lange tijd met meerdere partners naast elkaar. Het bedrijf telt bijna 50 medewerkers en heeft bewust geen IT-specialisten in huis. Om de complexiteit uit die werking te halen, besliste het management om de volledige IT te consolideren bij één centrale partner. De keuze viel op ITAF, waarmee LivWise al samenwerkte voor telefonie.
Sinds die keuze vernieuwde LivWise samen met ITAF zijn servers en bracht het twee serverlocaties samen op één site. ITAF plaatste een nieuwe firewall, vernieuwde het netwerk en rolde multifactorauthenticatie uit. Het resultaat is voelbaar in de dagelijkse werking: één aanspreekpunt dat de volledige structuur kent, korte lijnen bij problemen en een IT-omgeving die er vandaag aanzienlijk steviger bijstaat dan voorheen.
Toen Leen Van Cauwenberghe ruim vier jaar geleden startte als CFO, kreeg ze naast finance ook de eindverantwoordelijkheid over IT. LivWise werkte op dat moment met meerdere IT-partners tegelijk: aparte partijen voor de infrastructuur, de telefonie en het CRM-systeem. Intern volgen twee medewerkers de IT op, al heeft het bedrijf geen IT-specialisten in dienst.
Die combinatie woog op de werking. Dook er een probleem op, dan was zelden meteen duidelijk waar de oorzaak lag. Elke partner keek eerst naar de andere, en zonder eigen specialisten kon LivWise dat zelf moeilijk beoordelen. Zo betaalde het bedrijf meerdere partners voor hetzelfde probleem, terwijl het antwoord soms verrassend eenvoudig bleek.
De wens van het management werd zo steeds duidelijker: één partner die de volledige structuur kent en bij een probleem de verantwoordelijkheid opneemt.
“Als je zelf die kennis niet hebt, moet je constant meerdere partners bellen. Iedereen wijst naar iemand anders. Je betaalt bij iedereen twee uur. En dan blijkt de oplossing heel simpel.”
Leen Van Cauwenberghe, CFO, LivWise
“Ik heb een partner nodig die mij kan uitleggen wat hij wil zeggen, zonder dat ik alle technische kennis heb. Daardoor kan ik een gedegen beslissing nemen.”
Leen Van Cauwenberghe, CFO, LivWise
De beslissing verliep pragmatisch. Het managementteam van LivWise zette de voor- en nadelen naast elkaar en hakte zelf de knoop door, zonder formele aanbestedingsprocedure. Drie elementen gaven daarbij de doorslag.
Het eerste element is taal. ITAF legt complexe IT-materie uit in woorden die ook een niet-IT’er volgt, en vertaalt elke keuze naar wat ze voor de business betekent. Voor een CFO die de eindbeslissing neemt over een domein buiten haar vakgebied, weegt dat zwaar.
Het tweede element is vertrouwen. Het team van ITAF bouwde dat over de jaren op door advies te blijven herhalen wanneer een beslissing op zich liet wachten, en door aan te dringen wanneer dat in het belang van LivWise was. Toen een belangrijke investering bleef liggen, trok ITAF zelf aan de bel en vroeg het om een beslissing. Een externe adviseur die Van Cauwenberghe uit haar vorige werkgever kent, bevestigde nadien onafhankelijk dezelfde prioriteiten.
Het derde element is de relatie zelf. Van Cauwenberghe neemt naar eigen zeggen beslissingen op basis van zowel feiten als buikgevoel. Bij een materie die je zelf niet volledig beheerst, moet je kunnen vertrouwen op het advies dat je krijgt. Dat gevoel zat bij ITAF goed.
“Ze knikken niet zomaar braaf ja omdat ik iets zeg. Ze geven mij juist advies. Net dat gaf vertrouwen.”
Leen Van Cauwenberghe, CFO, LivWise
Na de keuze volgde een reeks concrete projecten. LivWise verhuisde zijn servers van twee locaties naar één en verving ze meteen door nieuwe machines die opnieuw jaren meekunnen. ITAF plaatste een nieuwe firewall, installeerde een volledig nieuw netwerk met professionele apparatuur van Yubikey en rolde multifactorauthenticatie uit, te beginnen bij de VPN-toegang. Daarnaast ruimden beide teams de IT-omgeving grondig op.
De samenwerking kreeg een vaste structuur. Voor eerstelijnsvragen en kleinere projecten schakelt een intern aanspreekpunt van LivWise rechtstreeks met ITAF, terwijl complexere projecten via een tweede collega lopen die ook het budget bewaakt. Elke week zitten beide teams samen in een IT-overleg: hoe ver staan de projecten, wat loopt en wat loopt niet. Loopt iets vast, dan volstaat één telefoon om het op tafel te krijgen.
“De korte lijnen zijn een groot voordeel. Als ik bel, ben ik ervan overtuigd dat ik binnen de 24 uur word teruggebeld.”
Leen Van Cauwenberghe, CFO, LivWise
Het grootste verschil zit in de eenvoud. Bij een probleem belt LivWise vandaag één partner die de telefonie, het netwerk en de infrastructuur kent. Discussies over waar een fout vandaan komt, behoren daarmee tot het verleden. De opvolging gebeurt dicht op de bal: budgetopvolging, deadlines en signalen van de werkvloer vormen samen de meetlat, en het wekelijkse IT-overleg houdt iedereen op dezelfde lijn.
Ook de beveiliging zette grote stappen. Met multifactorauthenticatie, de nieuwe firewall en de vernieuwde servers staat de IT-omgeving er vandaag een stuk robuuster bij. Voor Van Cauwenberghe is de balans helder.
“We hebben MFA geïmplementeerd, dat is al een grote stap vooruit. Onze servers zijn vernieuwd en kunnen weer drie tot vier jaar mee. We hebben heel wat opgekuist.”
Leen Van Cauwenberghe, CFO, LivWise
“Ze gaan ons niet overadviseren: je moet geen Porsche kopen als je eigenlijk een Volkswagen nodig hebt. Ik heb het gevoel dat ze het beste met ons voorhebben.”
Leen Van Cauwenberghe, CFO, LivWise
LivWise bekijkt zijn IT-investeringen jaar per jaar en kiest bewust welke projecten prioriteit krijgen. Net daarom weegt eerlijk advies zo zwaar: het bedrijf zoekt een partner die aanbeveelt wat het echt nodig heeft, en die meebeweegt met het investeringsritme van een KMO. Die houding vat Van Cauwenberghe in één beeld samen.
Datzelfde geldt voor de grenzen van het eigen kunnen. De mensen van ITAF durven ook zeggen wat ze niet kunnen, en precies dat versterkt het vertrouwen in wat ze wel beloven. Gevraagd naar de drie grootste kwaliteiten van haar IT-partner hoeft Van Cauwenberghe niet lang na te denken.
“Ze maken een complexe materie eenvoudig. Ze staan dicht bij hun klanten. En ze weten waarover ze praten.”
Leen Van Cauwenberghe, CFO, LivWise
De samenwerking loopt verder op het ritme dat vandaag werkt: elk jaar legt LivWise samen met ITAF een aantal projecten vast en werkt het die op dezelfde manier af. De vernieuwing van de verouderde telefooncentrale staat daarbij bovenaan de lijst. Op langere termijn bekijkt het bedrijf de stap van eigen servers naar de cloud, en blijft beveiliging een domein waarin het stap voor stap verder investeert.
Over LivWise
LivWise NV uit Deinze brengt keuken- en woonaccessoires op de markt en is het bedrijf achter het Belgische barbecuemerk Barbecook en de huismerken Point-Virgule en Dotz. Als exclusief verdeler van internationale merken zet het in op kwaliteit, betrouwbare service en snelle levering.
Deze case is gebaseerd op een onafhankelijk interview, afgenomen door Proov’d in opdracht van ITAF.
