Hoe een Microsoft Teams Live evenement te organiseren

Wist u dat u het Microsoft Teams platform kunt gebruiken voor live evenementen en webinars?

 

De tool die u dagelijks gebruikt om in contact te komen met uw collega’s heeft geavanceerde functies die u de mogelijkheid bieden om webinars te organiseren en inhoud en video’s te delen met een groot online publiek.

 

Microsoft teams mogelijkheden

 

Microsoft Teams Live Event is een Microsoft Teams functie waarmee gebruikers van uw organisatie video,- en vergaderingsinhoud kunnen uitzenden naar een groot online publiek.

Het is een perfect platform als u uw partners, medewerkers of klanten wilt opleiden en informeren.

Microsoft Teams Live Event heeft de volgende opties:

  • Livestream vanaf uw webcamera (of vanaf de webcamera van uw collega’s).
  • Deel inhoud vanaf uw computer, zoals PowerPoint presentaties, scherm delen, video’s die u reproduceert.
  • Communiceer met het publiek via de vraag en antwoord sessie.

 

Het plannen

Het plannen van de live evenementen doet u via uw Microsoft Teams agenda.

U start de opdracht door op de ‘Nieuwe Vergadering’ te klikken en vervolgens kiest u voor ‘Nieuw Live’ evenement.

Hierbij geef u rollen in het evenement aan andere mensen uit uw organisatie. U kunt mensen uitnodigen om presentator en producent te zijn, terwijl de persoon die een evenement plant de rol van organisator heeft en alle beheerdersrechten heeft tijdens de sessie.

Tijdens het maken van het Live Event krijgt u ook een link naar het evenement voor de deelnemers.

Terwijl de deelnemers aan het live evenement uitnodigingen rechtstreeks via hun e-mail ontvangen (en door hun aanwezigheid te bevestigen, wordt het live evenement gepland in hun agenda), moeten deelnemers handmatig worden uitgenodigd door de evenement link naar hen te sturen (via e-mail, Microsoft Teams, sociale media, enz.).

Het plannen van het proces voor live evenementen vereist het geven van rollen en het bepalen van machtigingen voor live evenementen.

Houd er bij het kiezen van het tijdsbestek rekening mee dat u als producer of organisator eerder het evenement kunt betreden en alles kunt voorbereiden (het scherm dat u wilt delen, de camera en microfoon controleren). Zorg er bij het definiëren van de eindtijd echter voor dat u deze later plant dan u verwacht dat het live evenement zou kunnen eindigen – voor het geval de vraag en antwoord sessie het evenement verlengt of er technische problemen optreden.

Een belangrijke waarschuwing: zodra het live evenement is gestopt, kan deze niet opnieuw worden gestart.

Evenement rollen

 

Organisatoren, producenten en presentatoren kunnen inhoud delen, communiceren via de chat die niet zichtbaar is voor de deelnemers, de schermen overnemen en de vraag en antwoord sessie modereren tijdens het live evenement. Deelnemers aan de andere kant hebben maar één manier om met de organisatoren te communiceren, door vragen te stellen via de vraag en antwoord sessie.

De organisator plant een live evenement, stelt deelnemersrechten in en maakt uitnodigingen.

De producer is een host wiens rol het is om voor de kijkervaring te zorgen door de live evenement stream te regelen door het evenement te starten en te stoppen, hun eigen video’s en video’s van deelnemers, desktops en vensters te delen.

De presentator presenteert audio en video en modereert de vraag en antwoord sessie.

Een evenement kan worden bijgewoond door een besloten groep mensen of openbaar worden gemaakt, afhankelijk van een optie die u kiest bij het plannen van een evenement.

 

Vereisten en ondersteunde platformen

 

Ondersteunde besturingssystemen voor het organiseren van het live evenement zijn Windows 7 en hoger (32-bits en 64-bits), macOS X 10.10 en hoger. U kunt een live evenement bijwonen vanuit elk besturingssysteem en u hoeft Microsoft Teams niet te hebben geïnstalleerd – u kunt het evenement anoniem bijwonen via uw browser.

De ondersteunde mobiele besturingssystemen zijn Android 4.4 en hoger, iOS 10 en hoger. De ondersteunde webbrowsers zijn Chrome (laatste 3 versies), Edge RS2 en hoger, Firefox (de laatste 3 versies), Internet Explorer 11 en Safari.

 

Een live evenement starten

Selecteer in Microsoft Teams de ‘Agenda’ en selecteer vervolgens het geplande live evenement door erop te dubbelklikken. Selecteer ‘Deelnemen’. Selecteer in het gedeelte ‘Apparaatinstellingen’ de juiste audioapparaten, luidspreker en microfoon.

 

Wanneer u klaar bent om live te gaan, bereidt u uw ‘Wachtrij’ scherm (aan de linkerkant) voor door te kiezen wat u wilt weergeven (delen van inhoud, uw camera of beide). Klik op Live verzenden om de feed vanuit de wachtrij naar het Live evenement te sturen. Klik op ‘Start’ als u klaar bent om het live evenement te starten.

Mogelijkheden tijdens het evenement

U kunt ervoor kiezen om uw live evenement volledig te baseren op:

  • Live stream van uw camera.
  • Uw inhoud delen (scherm delen die verschillende inhoud kan bevatten, van het reproduceren van een PowerPoint presentatie tot het tonen van een proces dat op uw pc plaatsvindt).
  • Een hybride model gebruiken – verschijnt aan de rechterkant van het scherm terwijl u de inhoud aan de linkerkant presenteert.
  • Overschakelen van video naar inhoud delen en vice versa.

 

Video input

Video input kan een enkele webcam overwegen en ook het gebruik van een professionele camera. Microsoft Teams Live evenement is een geweldig platform om live met het publiek te praten en een bericht te sturen dat belangrijk is voor uw organisatie.

Het enige wat u hoeft te doen is een enkel scherm pictogram op uw wachtrij scherm te kiezen, het dempen op te heffen en u bent klaar om op “live verzenden” te drukken.

Zodra u op deze knop drukt, word u zichtbaar voor het publiek en kunt u gaan presenteren. Alle andere producenten en presentatoren moeten worden gedempt totdat ze klaar zijn om live te gaan. Alle communicatie moet worden geleid via de chat die alleen zichtbaar is voor organisatoren, producenten en presentatoren.

Een inhoud presenteren

De opdracht voor het presenteren van inhoud vanaf uw PC bevindt zich rechtsboven in uw scherm. Wanneer u ervoor kiest om uw scherm te delen (Delen > Bureaublad > Inhoud > Live verzenden), hebt u een optie om te kiezen welk scherm en welke inhoud u wilt delen. Om een venster te delen, selecteert u ‘Delen’ en selecteert u een van de geopende vensters in het Windows gedeelte in de bronbalk.

Als u het delen van het bureaublad of venster wilt stoppen, selecteert u ‘Delen’ stoppen in het gespreksmonitor venster. Als u zelf een evenement organiseert en produceert, en u hebt geen andere producenten ter plaatse, is het een goede beslissing om meer dan één monitor te gebruiken of specifieke vensters te delen (in plaats van uw hele bureaublad). Zo voorkomt u dat iedereen uw selecties ziet en ziet het evenement er professioneler uit. Alle producenten en presentatoren (behalve degenen die op dit moment presenteren) moeten worden gedempt tijdens de inhoudspresentatie.

Inhoud die u deelt, kan multimedia zijn. U kunt bijvoorbeeld een PowerPoint presentatie voorbereiden met dia’s die tekst, afbeeldingen en videobestanden kunnen bevatten. Op deze manier kunt u zich tijdens uw presentatie alleen concentreren op het wisselen van dia’s en uw voice-over (indien aanwezig).

 

Vraag en antwoord sessie

 

Hoewel het Microsoft Live evenement een eenzijdig gesprek is wat video betreft, stelt het deelnemers in staat om met organisatoren te communiceren via een vraag en antwoord sessie die eenvoudig kan worden beheerd door moderators.

Elke vraag (of opmerking) die van deelnemers komt, verschijnt in een wachtrij gedeelte dat alleen zichtbaar is voor moderators. Moderators moeten de vraag publiceren om deze zichtbaar te maken voor het publiek. Alleen gepubliceerde vragen kunnen openbaar worden beantwoord en tijdens het organiseren van een evenement kunt u ervoor kiezen om de vragen schriftelijk te beantwoorden of een tijdschema voor een vraag en antwoord sessie te plannen en deze mondeling op live video te beantwoorden.

Hoe kan ITAF u helpen?

ITAF kan u voorzien van Microsoft Teams waarmee u uw berichten naar een groot auditorium kunt verspreiden. Naast Microsoft Teams zijn er nog meer producten opgenomen in Microsoft 365 apps die u kunt gebruiken om u productiever te maken. De ondersteuning van ITAF voor Microsoft 365 office suite helpt u een omgeving op de juiste manier in te richten en voorziet uw organisatie van 24/7 beheer en ondersteuning.

 

 

Wat kan Microsoft Teams voor uw bedrijf betekenen?

Business Central integratie met Microsoft Teams

De zakenwereld van vandaag leert op grote schaal over de voordelen die bedrijven kunnen hebben door Dynamics 365 Bussines central te gebruiken. De bijdrage van deze beheersoftware bij het helpen verbinden van het bedrijf tussen de afzonderlijke afdelingen is aanzienlijk. De prestaties van de Dynamics 365 worden verder verbeterd door integraties met veel Microsoft oplossingen. Een van de integraties die onlangs is gedaan, is met Microsoft Teams. Lees meer over de Business Central integratie met Microsoft Teams in het volgende artikel.

Hoe deze 2 tools kunnen samenwerken?

Om uw gegevens uit Dynamics 365 Business Centrals in Microsoft Teams te delen, bekijken en ernaar te handelen, moet de Business Central-app zijn geïnstalleerd. De app is beschikbaar op de Teams marktplaats en u kunt deze gebruiken met de web,- desktop- of mobiele app van Teams. Het biedt twee verschillende maar gerelateerde functies die helpen bij het stroomlijnen van gesprekken en het in staat stellen van gebruikers om te handelen op basis van hun bedrijfsgegevens zonder Teams te verlaten:

• Plak een link naar een Business Central record in Teams chat, en het zal uitbreiden tot een compacte kaart om te delen met uw collega’s.
• Bekijk de volledige kaartdetails in een venster in Teams, inclusief feitenblokken en andere ingesloten inhoud zoals grafieken. Bewerk velden, start workflows en onderneem actie vanuit het venster zonder van app te wisselen.

Een Microsoft Dynamics 365 Business Central online user account is vereist om deze app geïnstalleerd te hebben.

Kenmerken

Neem Business Central Record op in Teams gesprekken

Het eerste kenmerk binnen Microsoft Teams is erg handig. U kunt eenvoudig een link naar een Business Central record in de Teams chat plakken en u krijgt een compacte, deelbare kaart.

Bekijk, bewerk en onderneem actie zonder Teams te verlaten

Uw collega’s kunnen de volledige kaartdetails in een venster in Teams bekijken, inclusief feitenblokken en andere ingesloten inhoud zoals grafieken. Bewerk velden, start workflows en onderneem actie vanuit het venster zonder van app te wisselen.
Dus wanneer u een verkoop order, artikelkaart of een ander record deelt, kunnen uw collega’s de kaart uitbreiden om meer details weer te geven en kunnen ze zelfs de gegevens bijwerken.

Zoek Business Central gegevens op binnen Teams

Om uw productiviteit en effectiviteit nog verder te verbeteren, heeft Microsoft een functie toegevoegd waarmee u naar gegevens uit Business Central kunt zoeken zonder Microsoft Teams te verlaten.
Omdat u momenteel Business Central gegevens binnen Microsoft Teams wilt delen, moet u naar Business Central gaan, het item, de verkoop order of wat u maar wilt delen, de URL link van het geselecteerde item kopiëren, teruggaan naar Teams en het te plakken.

Hoe kan ITAF u helpen?

Dit was ons artikel over de Business Central integratie met Microsoft Teams. ITAF ondersteunt het concept van een moderne en digitale werkplek en helpt u de Microsoft tools op de juiste manier in te stellen, uw organisatie een hoogwaardige innovatieve aanpak te bieden bij het bouwen van uw moderne IT ecosysteem.

App taak in Microsoft Teams – Beheer taken op één plek

App taak in Microsoft Teams – Microsoft had de rollout van hun taken in Microsoft Teams voor het publiek aangekondigd, een app die een coherente taakbeheerervaring biedt in uw hub voor teamwerk en een beter zicht geeft op zowel uw persoonlijke taken als de taken van het team.

Taken in Teams is een geconsolideerd product omdat het informatie verzamelt van andere Microsoft toepassingen voor het maken van taken, namelijk Microsoft Planner en To Do. Het doel is om mensen taken te laten maken in Microsoft 365 applicaties zonder zich bezig te houden met “context omschakeling” van de applicatie of zonder een aparte taaktoepassing te hoeven openen.

Taken gemaakt in Outlook worden al gesynchroniseerd met Microsoft To Do, ondertussen ondersteunt Office binnenkort ‘@’ vermeldingen in Excel, Word en PowerPoint. Dit betekent dat projectleiders taken kunnen toewijzen aan andere gebruikers door door ‘@’ te vermelden in een document, presentatie of spreadsheet, die dan automatisch zal verschijnen in hun lijst ‘Toegewezen aan jou’.

Om de Taken in de Teams app op te halen, klikt u op de ellipsen in de Teams zijbalk en selecteert u Planner. De app heet momenteel Planner en blijft Planner terwijl ze de nieuwe Planner ervaring uitrollen. Het verandert dan in Tasks by Planner en To Do en wordt uiteindelijk hernoemd naar Tasks.

Nieuwe mogelijkheden

Gebruikers hebben een “My Tasks” ruimte om hun persoonlijke taken te zien, die afkomstig lijken te zijn van To Do. Er is ook een ruimte voor “Gedeelde plannen” voor teamprojecten. Een andere nieuwe functie in Tasks for Teams is een “Task Publishing” mogelijkheid waarmee “bedrijven taken op bedrijfsniveau kunnen creëren en die taken naar gerichte teams in hun Firstline Workforce kunnen sturen”, aldus de aankondiging.

Microsoft heeft ook een nieuwe “Lijsten” weergave toegevoegd voor Taken in Teams, die een aanvulling is op de “Bord, Grafiek en Schema weergaven van Planner”. Een andere nieuwe mogelijkheid is de mogelijkheid om een taak tegelijkertijd in zowel de desktop,- als webtoepassingen te bewerken.

Office Apps integratie

Alsof dat allemaal nog niet genoeg was, heeft de Outlook e-mail client blijkbaar al de taakintegratie. De functie “My Day” in Outlook bevat bijvoorbeeld een To Do tabblad voor het beheren van individuele taken. Outlook gebruikers hebben ook toegang tot een “Create a Task” optie in e-mails om direct taken te creëren.

Recente taken worden nu ook weergegeven in zoekopdrachten van Outlook Mobile clients, ongeacht waar ze oorspronkelijk zijn gemaakt.

Cortana, de persoonlijke digitale assistent van Microsoft, toont acties die moeten worden ondernomen op basis van taken in Outlook clients.

De beoordelingsfunctie voor Mijn Analytics activiteiten van Outlook heeft een optie “Openstaande taken weergeven” om de taken weer te geven die de afgelopen 14 dagen zijn overeengekomen.

Bovendien krijgen Excel, PowerPoint en Word de mogelijkheid om taken te starten via de “@” functie voor het verzenden van berichten

Hoogtepunten van Taken in Teams zijn onder meer:

• Bord,- Grafiek,- en Planningsweergaven vanuit Planner, en de nieuwe weergave Lijsten.
• IT beheerderscontroles voor het in,- of uitschakelen van Taken in Teams voor uw hele organisatie of voor specifieke gebruikers; een beleid instellen om de Taken app automatisch vast te zetten aan de Teams menubalk; en het verbergen van Mijn Takenlijsten voor gebruikers.
• Grafiek API en Power Automate integraties voor To Do en Planner om taken die in andere apps zijn gemaakt in Taken in Teams weer te geven.

Hoe kan ITAF u helpen?

ITAF ondersteunt het concept van moderne en digitale werkplek en helpt u de Microsoft 365 tools op de juiste manier in te stellen, uw organisatie een hoogwaardige innovatieve aanpak te bieden bij het bouwen van uw moderne IT ecosysteem.

Neem contact op met ITAF voor professionele ondersteuning.

Wij gebruiken cookies om onze website en onze service te optimaliseren.