5 essentiële ERP systeem functies voor 2021

De wereldwijde pandemie van COVID 19 dit jaar heeft onze manier van werken veranderd. We hebben geleerd dat geïntegreerde databases nodig zijn voor productieve en goed georganiseerde zakelijke activiteiten. Het jaar 2021 zal niet anders zijn, en de manier waarop we databases en bedrijfsorganisaties benaderen, zal cruciaal zijn. Ongeveer 53% van de bedrijven in 2020 beschouwt ERP of Enterprise Resource Planning samen met Customer Relationship Management (CRM) als prioritaire investeringen. Tussen 2017 en 2022 zal de wereldwijde ERP markt tot $47 miljard aan inkomsten verdienen bij een CAGR van 7%.

ERP staat hoog aangeschreven als de sterkste en meest uitgebreide oplossing die beschikbaar is voor automatisering, data analyse, infrastructuur integratie en rapportage. Een ERP software voegt verschillende processen, eenheden en bedrijfsafdelingen samen en verenigt ze allemaal op hetzelfde platform. Op die manier hebben alle teamleden toegang tot alle benodigde real-time gegevens.

Omdat ERP projectbeheer een essentieel onderdeel van bedrijfsprocessen wordt, is het kiezen van de beste oplossing van cruciaal belang. Dit kan overweldigend zijn voor bedrijven. Maar tegenwoordig zijn er zoveel ERP systemen beschikbaar en is het een cruciale stap om het systeem te kiezen dat alle functies integreert die aan de specifieke behoeften van een bedrijf voldoen.

Om uw beslissing gemakkelijker te maken, hebben we de kritieke ERP systeem functies voor 2021 gerangschikt. We hebben ook de voordelen van Microsoft Dynamics 365 als onderneming die ERP en CRM integreert, naar voren gebracht.

Integratie

Werken vanop afstand is de nieuwe norm die de productiviteit kan beïnvloeden. Volgens onderzoek verwacht 78% van de bedrijfsleiders een negatieve impact van werken vanop afstand op de productiviteit. Dat is waar goed geïntegreerde ERP’s in het spel komen om de workflow te verbinden.

Hoewel de meeste ERP’s geen integratie hebben met persoonlijke productiviteitstools, integreert
Dynamics 365 zakelijke apps met apps voor kantoorproductiviteit (Microsoft 365 Business). Naast het oplossen van productiviteitsproblemen, zouden integraties het doorlopen van veel gegevens voor verschillende processen en afdelingen gemakkelijker moeten maken. Op die manier kan het bedrijf gemiste kansen en een lagere efficiëntie voorkomen.

Een goede ERP software zorgt voor een centraal overzicht van alle essentiële gegevens, zoals financiële en operationele gegevens. ERP moet het (bijna) real-time delen van de gegevens binnen het bedrijf mogelijk maken. Het kan de gegevens omzetten in uitgebreide rapporten en inzichten geven via een enkele database, geplaatst op een intuïtief platform. Ze hebben vaak de vorm van dashboards – wat handig is aangezien ongeveer 65% van de mensen visueel leren.

Integratie is een cruciale functie omdat het uw bedrijf in staat stelt om met verschillende componenten tegelijk te werken. Een andere geweldige integratie die Dynamics 365 tot de beste keuze maakt, is die met Customer Relationship Management (CRM).

Raporteren

ERP met geïntegreerde dashboardrapportage stelt teamleiders in staat om gegevens uit verschillende bronnen te verzamelen en deze in één rapport weer te geven. Het kan helpen om teams op afstand op één lijn te houden.

Een ERP moet uitgebreide rapporten kunnen maken met aanpasbare dashboards, grafieken en andere visuele elementen.

Met Dynamics 365 Business Central kunnen financiële beheergegevens worden gecentraliseerd voor boekhouding, verkoop, voorraad en klantinteracties.

• Het bevat naadloze Excel integratie, waardoor we beter georganiseerde rapporten kunnen maken.
• Dynamics 365 heeft ook een ingebouwde Power-Bi-integratie die handig is om uw bedrijfsprestaties in real-time in kaart te brengen.
• Dit ERP systeem heeft ook ingebouwde Cortana Intelligence die de cashflow nauwkeurig voorspelt.

Mobiele toegankelijkheid

remote working, work from home, erp system, ERP systeem

Ongeveer 41% van de bedrijven wereldwijd biedt een zekere mate van werken op afstand aan. Upworks ‘Future Workforce Report’ voorspelt dat 73% van alle teams tegen 2028 op een bepaald niveau op afstand zullen werken.

Deze statistieken laten zien hoe belangrijk het is om voor 2021 een mobiel toegankelijke ERP te kiezen.

Moderne ERP vereenvoudigt de informatieverwerking doordat medewerkers vanaf elke plek gegevens kunnen invoeren. Het vereenvoudigt ook het plannen en beheren van taken en vrije dagen.

Dataveiligheid

Met de opkomst van mobiele toegankelijkheid en werken buiten het kantoor, wat een meer gegevensveilige omgeving is, werd gegevensbeveiliging cruciaal.

Als het gaat om het kiezen van ERP software, moet een moderne ERP de mogelijkheid geven om geavanceerde instellingen voor gebruikersrechten in te stellen. Op die manier is de veiligheid op het werk vanop afstand verzekerd en worden datalekken voorkomen.

Elke werknemer moet als gebruiker alleen toegang hebben tot de specifieke informatie die hij nodig heeft voor zijn rol in het bedrijf.

Bij het kiezen tussen verschillende ERP oplossingen staan bedrijven vaak voor een dilemma tussen
on-premise en cloudbeveiligingsontwerp met betrekking tot gegevensbeveiliging.

Het meest cruciale verschil tussen on-premise en cloudbeveiliging is de mate van verantwoordelijkheid tussen het bedrijf zelf en de service provider.

• On-premise infrastructuur maakt een bedrijf verantwoordelijk voor ERP beveiliging van begin tot eind
• Bij cloudontwerp wordt de beveiliging verantwoordelijkheid gedeeld tussen het bedrijf en de provider.

Met dat in gedachte kunnen we concluderen dat cloudgebaseerde ERP’s zoals Dynamics 365 (met gebruik van Microsoft Azure Cloud) veiliger zijn.

Gevoelige data zijn niet beschikbaar in private clouds, en de provider helpt de mogelijkheid van datalekken te voorkomen.

remote working, work from home, erp system, ERP systeem, dataveiligheid, Dataveiligheid

Cloudgebaseerd

Zoals eerder vermeld, zijn cloudgebaseerde ERP’s veiliger tegen beveiligingsinbreuken omdat cloudleveranciers voor een veilige hostingomgevingen zorgen.

Cloudgebaseerde ERP heeft echter nog veel meer voordelen, en de cloud kan uw bedrijf transformeren.

Cloudtechnologie is beter in het opslaan van een grote hoeveelheid gegevens. Cloudgebaseerde software is sneller te implementeren, waardoor de organisatie meer tijd heeft om zich te concentreren op transformatie.

Cloudgebaseerde instanties van Dynamics 365 worden gehost door Azure, het web services platform van Microsoft. Het doel is om programma’s te bouwen, implementeren, beheren en testen vanuit beheerde datacenters over de hele wereld.

De nieuwe norm van werken op afstand zal ook in 2021 gevolgen blijven hebben voor de werkomgeving.

Afgezien van deze tijdgevoelige kritieke ERP systeem functies, zijn er veel vragen die u zal stellen voordat u een ERP software aanschaft, bijvoorbeeld vragen over software automatisering en kernfunctionaliteiten.

Hoe kan ITAF u helpen?

Wilt u uw bedrijfsprocessen upgraden en organiseren? Neem contact met ons op en ontvang alle informatie die nodig is voor het kiezen en implementeren van ERP software voor uw bedrijf.

Uitdagingen digitale transformatie – Weet u hoe ze aan te pakken?

Als een bedrijf groeit, dan komen er een aantal uitdagingen aan het licht met name over wanneer en hoe de onvermijdelijke digitale transformatie van uw organisatie aan te pakken. Vandaag is dit meer dan enkel de introductie en implementatie van een ERP-systeem. Digitale transformatie is veel meer dan dat…

Wat is digitale transformatie? Google geeft meer dan zestig websites als antwoord op deze vraag die allemaal min of meer hetzelfde zeggen: het is een proces dat een bedrijf, via de integratie van digitale technologieën in alle afdelingen, toelaat om meer competitief te worden en meer zaken kan aanbieden aan je klanten. Hebben we dit echt nodig? Het antwoord is eenvoudig – niet noodzakelijk, maar onvermijdelijk. Het is een onomkeerbaar proces. Net zoals ons eigen dagelijks leven een heuse transformatie ondergaan heeft, vaak zonder dat we er ons echt nog bewust van zijn.

Een voorbeeldje nodig? Een paar antwoorden op de volgende vragen helpen u verder: hoe communiceren we met elkaar? Hoe vinden we nuttige info? Hoe weten we wat er in de wereld aan het gebeuren is? Voor de meerderheid van de bevolking, met uitzonder misschien van onze senioren, zijn de antwoorden: WhatsApp, e-mails, opzoeken op internet, nieuws volgen via de social media kanalen… Wie heeft er thuis nog een vast telefoontoestel staan? Wie gaat eerst nog ten rade in boeken of papieren kranten om zich op dagelijkse basis te informeren?

Al deze zaken, maar dan in een veel kortere tijdsspanne, gebeuren vroeger of later in elke organisatie. En “later” ligt in dit geval niet veraf, want elke dag uitstel zorgt voor een nog kortere deadline en hogere kostprijs.

De digitalisering zorgt voor een versnelling aan nieuwe digitale technologieën in alle mogelijke werkdomeinen van een bedrijf om de dagelijkse gang van zaken te verbeteren, om nieuwe zaken te ontdekken, om je bedrijfsinformatie intelligent in te zetten en bedrijven beter te verbinden met klanten en belanghebbenden.

De drie hoofddomeinen voor alle bedrijven, klein of groot, waar de digitalisering de meeste voordelen brengt zijn:

Nieuwe klantenwaarde tot stand brengen – digitale bedrijven zijn de manier van zaken doen aan het heruitvinden om nieuwe betekenisvolle diensten voor hun klanten te kunnen aanbieden. Dit vereist een voortdurende opvolging van de noden, wensen & gewoonten van die klanten, vaak buiten de grenzen van de leveranciers en buiten de industrie waarin een bedrijf zich bevindt.

Waarde genereren in de core business – door te digitaliseren kan een bedrijf al zijn departementen en communicatiekanalen in verbinding stellen met de klanten, om op die manier een unieke & aan de gebruiker aangepaste ervaring te kunnen bieden.

Verbeteren van de basismogelijkheden van de digitale bedrijven – dit betekent dat de technologie en nieuwe business processen snel & snel aanpasbaar zijn. Als we zakelijke beslissingen nemen, dan kan de digitale business hierop antwoorden met up-to-date informatie en data kan naar wens geselecteerd worden omdat die nu verenigt zit in databases. Op lange termijn moedigt dit innovatie aan op alle niveaus & versterkt dit de kennisdelingscultuur.

Dit waren de uitdagingen van een digitale transformatie en hoe ze aan te pakken. Digitale transformatie is geen gemakkelijke taak, maar wel noodzakelijk. Degene die dit begrijpt, zal succesvol zijn. De anderen zullen ter plekke blijven trappelen en uiteindelijk moeten afhaken. Om deze uitdagingen aan te gaan, heeft uw bedrijf een implementatiepartner nodig die op uw maat voor uw bedrijf een digitaliseringsproces kan uitrollen.

Bij ITAF begrijpen we het belang van een langetermijnvisie en onze experten helpen u graag verder om een duidelijke een moderne werkplek strategy tot stand te brengen met bedrijfsdoelen doorheen de organisatie en haalbare roadmaps voor een oplossing op uw maat, voor uw bedrijf en in lijn met uw aanpak.

Neem vandaag nog contact op met ITAF voor een gratis offerte.

Enterprise Resource Planning (ERP) gegevens beveiligen

De moderne IT-bedrijfssoftware van tegenwoordig maakt het volledig volgen van het bedrijfsproces mogelijk. Met de hulp van ERP zijn alle bedrijfsprocessen geïntegreerd, dus er is geen behoefte aan meerdere software. Essentiële informatie is op de juiste momenten beschikbaar en bespaart tijd en middelen. De ERP heeft essentiële gegevens bewaard die nodig zijn voor een succesvolle werking van uw bedrijf. In dit artikel zult u meer lezen over Enterprise Resource planning (ERP) en hoe u deze kunt beveiligen.

Kunt u zich voorstellen wat er zou zijn gebeurd als deze gegevens in de verkeerde handen zou zijn geraalt of als u ze voorgoed verloren zou hebben? De gevolgen zouden zeker zeer schadelijk zijn voor uw bedrijf. Dat is waarom het noodzakelijk is om voor de veiligheid van al uw ERP gegevens te zorgen.

Hier zijn enkele tips voor het beveiligen van uw ERP gegevens.

Beveilig uw PC’s en software

De eerste en belangrijkste stap voor beveiliging, niet alleen voor uw ERP gegevens, maar het hele systeem, is de installatie van beveiligingssoftware. Antivirus,- en antimalware software helpen u om ERP gegevens te beveiligen. Het voorkomt virussen en malware die uw computer aanzienlijk kunnen beschadigen en de beveiliging van uw gegevens in gevaar kunnen brengen.

Het is ook belangrijk dat u sterke wachtwoorden gebruikt. Weet u dat “123456” en “wachtwoord” al jaren een van de meest gebruikte wachtwoorden zijn? Maakt u en uw werknemers gebruik van vergelijkbare, eenvoudige, makkelijk te gebruiken wachtwoorden om ze eenvoudig te onthouden? Gebruikt u hetzelfde wachtwoord voor meerdere gebruikersaccounts? Als uw antwoord “ja” is op een van de laatste twee vragen, riskeert u de beveiliging van uw ERP gegevens.

De wachtwoorden die u gebruikt om u aan te melden op uw computer, bedrijfssoftware en alle andere gebruikersaccounts moeten uit minimaal 12 tekens bestaan. Dit omvat een combinatie van hoofdletters en kleine letters, cijfers en speciale tekens. Maar maakt u zich geen zorgen. U hoeft ze niet allemaal te onthouden of op te schrijven op Post-it’s. Er zijn gratis applicaties voor wachtwoordbeheer waarbij u alle wachtwoorden op één plek kunt bewaren . U moet slechts één pincode onthouden om de toepassing te ontgrendelen.

Gebruik de cloud

Veel ERP leveranciers bieden de mogelijkheid om hun zakelijke programma in de cloud te gebruiken. Omdat cloudproviders geavanceerdere beveiligingssystemen hebben, zijn uw bedrijfsgegevens veiliger dan op uw computer. Wanneer u uw gegevens in de cloud opslaat, worden drie exemplaren op verschillende servers opgeslagen. Dus, in geval van een storing of uitval van een enkele server, hebt u nog steeds toegang tot uw gegevens. Omdat elke server zich op een andere locatie bevindt, zijn uw gegevens ook veilig voor schade die kan worden veroorzaakt door natuurrampen. Bovendien zijn alle gegevens die in de cloud zijn opgeslagen, gecodeerd en kunnen ze niet worden geopend zonder de bijbehorende decoderingssleutel. U kunt de gegevens ook zelf coderen voordat u deze in de cloud opslaat en zo uw ERP gegevens verder beveiligen.

Leid uw werknemers op

Medewerkers vormen de grootste bedreiging voor de beveiliging van uw systeem. Daarom is een van de belangrijkste manieren waarop u ERP gegevens kunt beveiligen werknemerseducatie. Uw werknemers moeten de bedreigingen voor uw beveiligingssysteem kunnen herkennen en weten hoe ze deze kunnen voorkomen. Een van de belangrijkste dingen is bijvoorbeeld het identificeren van gevaarlijke e-mailberichten. Dit omvat de zogenaamde phishing-e-mail. Deze berichten lijken te zijn verzonden door bedrijven van wie u de services gebruikt, waarbij u wordt gevraagd u aan te melden op uw account en uw gegevens bij te werken. Hun doel is om uw aanmeldingsgegevens te verkrijgen om zo aan te melden op uw gebruikersaccounts.

Uw gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt voor identiteitsdiefstal of om aan te melden bij andere services (als u één wachtwoord gebruikt voor meerdere accounts). Het is ook mogelijk dat u voor dergelijke websites bepaalde software moet downloaden. U zou dit nooit moeten doen omdat u malware op uw computer zou kunnen installeren. Helaas worden dergelijke berichten vaak niet gefilterd door antivirussoftware. Daarom zijn voorlichting en voorzichtigheid van uw medewerkers de sleutel.

Beperk de toegang tot gegevens

Zelfs als de ERP een bedrijfssoftware is die het gehele bedrijf dekt, betekent dit niet dat alle werknemers toegang tot alle gegevens moeten hebben. Verkoop zou bijvoorbeeld geen toegang moeten hebben tot de financiële informatie van uw bedrijf als dit niet noodzakelijk is voor hun zakelijke rol. Beperk daarom de toegang tot gevoelige gegevens. Hoe minder werknemers toegang hebben tot uw bedrijfsgegevens, hoe lager de kans dat de beveiliging van deze gegevens in gevaar komt.

Vergeet updates en back-ups niet

Regelmatige updates zijn erg belangrijk, niet alleen omdat ze nieuwe functionaliteit bieden in de applicaties, maar ook vanwege de beveiliging. Naast de ERP zelf, is het belangrijk om zowel de antivirussoftware als het besturingssysteem dat u gebruikt te updaten. Ze worden ook regelmatig geüpgraded zodat deze upgrades moeten worden geïnstalleerd zodra ze beschikbaar zijn. Zelfs als u al deze beveiligingsoplossingen implementeert, bestaat de mogelijkheid dat er iets fout gaat en dat uw gegevens worden aangetast. Het is daarom belangrijk om ERP gegevens extra te beveiligen en een back-up van al uw gegevens te bewaren, zodat u ze kunt raadplegen als dit gebeurt.

Hoe kan ITAF u helpen?

ITAF kan u helpen met alle noodzakelijke stappen in dit proces om uw gegevens te beveiligen. Een antivirusprogramma van hoge kwaliteit installeren en regelmatig bijwerken, werknemers opleiden en de toegang tot gegevens beperken, regelmatig een back-up van uw gegevens maken en u helpen uw ERP in de cloud te migreren. De ervaren en toegewijde ingenieurs van ITAF helpen u niet alleen met het instellen van de beveiliging van uw gegevens, maar ook met monitoring en disaster recovery, zodat u meer tijd kunt besteden aan het verbeteren van uw bedrijf.
Neem contact op met ITAF voor een gratis offerte.

Scroll Up