Comment organiser un événement Microsoft Teams Live

événement Microsoft Teams Live

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Saviez-vous que vous pouvez utiliser la plateforme Microsoft Teams pour des événements en direct et des webinaires ? L’outil que vous utilisez tous les jours pour vous connecter avec vos collègues dispose de fonctionnalités avancées qui vous offrent la possibilité d’organiser des webinaires et de partager du contenu et des vidéos avec un large public en ligne. Voici tout ce que vous devez savoir sur l’organisation d’événements en direct Microsoft Teams.

Possibilités des équipes Microsoft

Microsoft teams Live Event est une fonctionnalité de Microsoft Teams qui permet aux utilisateurs de votre organisation de diffuser des vidéos et du contenu de réunion à un large public en ligne.

Il s’agit d’une plateforme parfaite si vous souhaitez éduquer et informer vos partenaires, vos employés ou vos clients.

Microsoft Teams Live Event dispose des options suivantes :

  • Diffusion en direct à partir de votre caméra web (ou de celle de vos collègues).
  • Partager les contenus de votre ordinateur – tels que les présentations PowerPoint, le partage d’écran, les vidéos que vous reproduisez.
  • Communiquer avec le public via la section des questions-réponses.

Programmation

La programmation des événements en direct se fait par le biais de votre calendrier Microsoft Teams.

Vous lancez la commande en cliquant sur New Meeting (nouvelle réunion), puis vous choisissez New Live Event (nouvel événement en direct).

Vous pouvez attribuer des rôles dans l’événement à d’autres personnes de votre organisation. Vous pouvez inviter des personnes à être présentateurs et producteurs, tandis que la personne qui programme l’événement a le rôle d’organisateur et dispose de tous les droits administratifs pendant la session.

Lors de la création de l’événement en direct, vous obtenez également un lien vers l’événement pour les participants.

Alors que les participants à l’événement en direct reçoivent des invitations directement via leur courrier électronique (et en confirmant leur présence, l’événement en direct est programmé dans leur calendrier), les participants doivent être invités manuellement, en leur envoyant le lien de l’événement (par courrier électronique, Microsoft Teams, médias sociaux, etc.)

Le processus de planification des événements en direct nécessite de donner des rôles et de déterminer les autorisations pour les événements en direct.

Lorsque vous choisissez l’heure, gardez à l’esprit qu’en tant que producteur ou organisateur, vous pouvez entrer dans l’événement plus tôt et préparer tout ce qui est nécessaire (l’écran que vous souhaitez partager, la vérification de la caméra et du micro). Cependant, lorsque vous définissez l’heure de fin, veillez à la programmer pour plus tard que la fin prévue de l’événement en direct, au cas où la session de questions-réponses prolonge l’événement ou que des difficultés techniques surviennent.

Avertissement important : Une fois que l’événement en direct est arrêté, il ne peut pas être redémarré.

Rôles des événements

Les organisateurs, les producteurs et les présentateurs peuvent partager du contenu, communiquer par le biais d’un chat qui n’est pas visible pour les participants, prendre le contrôle des écrans et modérer la section Q&R pendant l’événement en direct. De l’autre côté, les participants n’ont qu’un seul moyen de communiquer avec les organisateurs, en posant des questions par le biais des Q&R.

L’organisateur programme un événement en direct, définit les autorisations des participants et crée les invitations.

Le producteur est un hôte dont le rôle est de prendre en charge l’expérience du spectateur en contrôlant le flux de l’événement en direct en démarrant et en arrêtant l’événement, en partageant ses propres vidéos et celles des participants, les bureaux et les fenêtres.

Le présentateur présente des documents audio et vidéo et anime les questions-réponses.

Un événement peut être suivi par un groupe fermé de personnes ou être rendu public, selon l’option que vous choisissez lorsque vous programmez un événement.

événement Microsoft Teams Live

Exigences et plateformes supportées

Les systèmes d’exploitation pris en charge pour l’organisation de l’événement en direct sont Windows 7 et versions ultérieures (32 bits et 64 bits), macOS X 10.10 et versions ultérieures. Vous pouvez assister à un événement en direct à partir de n’importe quel système d’exploitation, et il n’est pas nécessaire d’avoir installé Microsoft Teams – vous pouvez assister à l’événement via votre navigateur de manière anonyme.

Les systèmes d’exploitation mobiles pris en charge sont Android 4.4 et plus, iOS 10 et plus. Les navigateurs Web pris en charge sont Chrome (3 dernières versions), Edge RS2 et versions ultérieures, Firefox (3 dernières versions), Internet Explorer 11 et Safari.

Comment donner le coup d’envoi d’un événement en direct

événement Microsoft Teams Live

Dans Microsoft Teams, sélectionnez Calendrier, puis sélectionnez l’événement en direct prévu, en double-cliquant dessus. Sélectionnez Joindre (Join). Dans la section « Paramètres du dispositif » (Device settings), sélectionnez les dispositifs audio appropriés, haut-parleur et microphone.

Lorsque vous êtes prêt à passer en direct, préparez votre écran « File d’attente (Queue) » (à gauche ), en choisissant ce que vous allez afficher (partage de contenu, votre caméra, ou les deux). Cliquez sur Envoyer (Send) en direct pour envoyer le flux de la file d’attente vers l’événement en direct. Cliquez sur Démarrer lorsque vous êtes prêt à lancer l’événement en direct.

Possibilités pendant l’événement

Vous pouvez choisir de baser entièrement votre événement en direct sur :

  • Diffusion en direct de votre caméra
  • Partage de vos contenus (partage d’écran pouvant inclure divers contenus, de la reproduction d’une présentation PowerPoint à l’affichage d’un processus en cours sur votre PC).
  • Utiliser un modèle hybride – apparaître à droite de l’écran tandis que vous présentez le contenu à gauche.
  • Passer de la vidéo au partage de contenu et vice-versa.

VEntrée vidéo

L’entrée vidéo peut être une simple webcam ou une caméra professionnelle également. L’événement Microsoft Teams Live est une excellente plateforme pour s’adresser au public en direct et transmettre un message important pour votre organisation.

Tout ce que vous avez à faire est de choisir une icône d’écran unique sur votre écran de file d’attente, d’activer le son et vous êtes prêt à appuyer sur « envoyer en direct ».

Dès que vous appuyez sur ce bouton, vous devenez visible pour le public et c’est à ce moment-là que vous pouvez commencer à présenter. Tous les autres producteurs et présentateurs doivent être mis en sourdine jusqu’à ce qu’ils soient prêts à passer en direct. Toute communication doit être menée par le biais du chat visible uniquement par les organisateurs, les producteurs et les présentateurs.

Présenter un contenu

La commande permettant de présenter le contenu de votre PC est située en haut à droite de votre écran. Lorsque vous choisissez de partager votre écran (Partager > Bureau > Contenu > Envoyer en direct), vous avez la possibilité de choisir l’écran et le contenu que vous souhaitez partager. Pour partager une fenêtre, sélectionnez Partager et choisissez l’une des fenêtres ouvertes dans la section Windows du plateau source.

Pour arrêter de partager le bureau ou la fenêtre, sélectionnez « Arrêter le partage » dans la fenêtre du moniteur d’appel. Si vous organisez et produisez vous-même un événement et vous n’avez pas d’autres producteurs sur place, il est judicieux d’utiliser plus d’un moniteur ou de partager des fenêtres spécifiques (au lieu du bureau entier). Ainsi, vous éviterez que tout le monde voie vos sélections et l’événement aura l’air plus professionnel. Tous les producteurs et présentateurs (à l’exception de ceux qui présentent en ce moment) doivent être mis en sourdine pendant la présentation du contenu.

Le contenu que vous partagez peut être multimédia. Par exemple, vous pouvez préparer une présentation PowerPoint avec des diapositives qui peuvent contenir du texte, des images et des fichiers vidéo. Ainsi, pendant votre présentation, vous pouvez vous concentrer uniquement sur le changement des diapositives et sur votre voix-off (si elle est incluse).

Session de questions-réponses

Même si l’événement Microsoft Live est une conversation unilatérale en ce qui concerne la vidéo, il permet aux participants de communiquer avec les organisateurs par le biais d’une session de questions-réponses qui est facilement contrôlée par les modérateurs.

Chaque question (ou commentaire) venant des participants apparaît dans une section de file d’attente visible uniquement par les modérateurs. Les modérateurs doivent publier la question pour la rendre visible au public. Seules les questions publiées peuvent faire l’objet d’une réponse publique. Lorsque vous organisez un événement, vous pouvez choisir de répondre aux questions par écrit ou de planifier une session de questions-réponses et d’y répondre oralement par vidéo en direct.

Comment l’ITAF peut-elle vous aider ?

ITAF peut vous fournir Microsoft Teams qui vous permet de diffuser vos messages à un large auditoire. Outre Microsoft Teams, il existe encore d’autres produits inclus dans les applications Microsoft 365 que vous pouvez exploiter pour être plus productif. Le support d’ITAF pour Microsoft 365 vous aide à mettre en place un environnement de la bonne manière et fournit à votre organisation une gestion et un support 24/7.

 

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