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Comment gérer l’intégration de Dynamics 365 Business Central avec Office 365?

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L’un des grands avantages concurrentiels de Microsoft Dynamics 365 Business Central par rapport aux autres ERP du marché est l’intégration native avec d’autres outils de productivité Microsoft, tels qu’Office 365 (qui comprend, entre autres, Word, Excel, Outlook). Examinons dans l’article suivant de quelle manière vous pouvez intégrer les applications et les outils Office 365 avec Dynamics 365 Business Central, les possibilités fonctionnelles et ses restrictions concernant les versions.

Envoyer des données vers Excel, Word ou e-mail

Dynamics 365 Business Central avec Office 365 offre la possibilité d’envoyer nos données ERP vers Excel, Word ou e-mail à tout moment. À partir de tout rapport, nous avons la possibilité «d’imprimer ou d’envoyer», puis de sélectionner l’alternative qui convient le mieux à tout moment.
Pour effectuer cette action dans Business Central, il est accessible via l’histoire des bons de livraison, en cliquant sur le bouton Imprimer -> Envoyer à… puis il est possible de sélectionner l’option souhaitée comme illustré dans l’image suivante.

Exporter des données vers Excel et actualiser (complément Excel «Client Windows»)

Dans une installation Microsoft Dynamics NAV ou Business Central, si vous travaillez à partir du Windows Client, vous pouvez sélectionner l’installation du complément Excel. Cette option n’est pas disponible si elle est obtenue à partir du Web Client. Ce module complémentaire permet à votre entreprise d’exporter des données d’ERP Dynamics 365 Business Central vers Microsoft Excel. Une fois les données exportées, un complément sera activé pour actualiser les données à tout moment dans le document Excel associé. Avec le complément, l’insertion ou la modification des données d’Excel vers Dynamics 365 Business Central est désactivée.

Complément Excel (serveur)

Contrairement à l’option précédente, ce complément Excel est installé sur le serveur à côté de la deuxième couche de Dynamics Business Central. Avec ce complément, l’option «Modifier dans Excel» est activée dans Business Central, ce qui nous permet d’exporter les données dans un classeur Excel et, comme une grande nouveauté, nous pouvons modifier les données directement à partir d’Excel et les republier dans notre ERP sans quitter Excel (comme on peut le voir dans l’image suivante).

Pour mettre en œuvre cette fonction, il sera nécessaire de répondre aux exigences suivantes:

  • Les utilisateurs devront s’authentifier auprès d’Azure Active Directory (Azure AD). Les clients et les utilisateurs de la deuxième couche devront être configurés en tant que Nav (BusinessCentral) UserPassword, Azure Access Control ou Azure Active Directory
  • Activer l’authentification OData à l’aide de SSL
  • Installer et configurer l’environnement Web pour utiliser SSL
  • Utilisez une version compatible d’Excel (Office 365, Excel 2019, 2016 ou 2013 SP1)

Intégration de Business Central avec SharePoint

Business Central peut être configuré pour exporter les données vers SharePoint dédié. Dans l’installation du serveur Business Central, le module SharePoint avec ses fichiers. DLL respectifs est installé par défaut.

Pour associer ERP à un compte SharePoint respecté, il serait nécessaire de lancer une recherche et de taper «Paramètres de connexion Microsoft SharePoint». Il vous suffit d’indiquer les données nécessaires pour vous connecter et votre partenaire TIC aura l’intégration en cours.

Intégration de Business Central avec OneNote

Les utilisateurs peuvent synchroniser leurs notes de Dynamics 365 Business Central vers OneNote pour partager des notes, des images et des enregistrements, entre autres types de fichiers. En faisant glisser et en déposant des fichiers dans une note OneNote, une boîte de dialogue vous demande si vous souhaitez insérer une copie du fichier ou un lien vers celui-ci. L’insertion de fichiers comme celui-ci permettra à tous ceux qui ont accès à Notebook d’ouvrir le fichier.

Complément Microsoft Outlook (client et serveur)

Il permet la synchronisation des réunions, contacts ou tâches de notre agenda Business Central de manière directionnelle ou bidirectionnelle avec le gestionnaire de messagerie Outlook. Le complément Outlook doit avoir été précédemment installé sur le serveur et il doit être certain que les utilisateurs sont correctement configurés. Une fois cette configuration utilisateur examinée, à partir d’Outlook, il sera indiqué dans quels dossiers les réunions, contacts ou tâches seront synchronisés.

Complément Office pour Outlook

Ce module complémentaire permet une intégration totale entre Business Central et Outlook – les utilisateurs qui travaillent avec les deux outils pourront effectuer leurs tâches sans laisser leur courrier électronique. Comme point de départ, Outlook identifie que l’e-mail de la personne qui vous contacte appartient à l’e-mail d’un contact Business Central. Pour cette raison, il vous montre un petit logo dans lequel il est possible de voir et de lire «Business Central». Si vous cliquez dessus, un petit onglet s’ouvre dans lequel vous pouvez consulter toutes les informations commerciales pertinentes : pour votre contact ainsi que pour votre entreprise. Toutes les données affichées sont navigables, ce qui signifie que si vous cliquez dessus, cela peut vous conduire à accéder aux informations de la création des données / de la requête associée.

Business Central avec Office 365

Cette intégration vous permet également d’envoyer des documents (comme l’offre de vente dans notre vidéo) directement de Outlook sans ouvrir Business Central.
Pour configurer ce complément, nous devons répondre aux exigences suivantes:

  • Configurer le serveur Web pour utiliser SSL
  • Les utilisateurs devront s’authentifier en tant que NavUserPassword, Azure Access Control ou Azure Active Directory

Comment ITAF peut-il gérer l’intégration de Dynamics 365 Business Central avec Office 365?

Nos consultants Dynamics 365 Business Central dirigeront le processus d’intégration avec Office 365 et vous aideront à obtenir les meilleurs résultats en termes de flux de travail et d’efficacité commerciale apportés par Dynamics 365 Business Central. Contactez-nous, envoyez-nous votre demande et nous serons heureux de vous aider.

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