Waar u op moet letten bij het kiezen van een printer voor uw bedrijf

Het kiezen van een printer voor uw bedrijf is een investering die zorgvuldig moet worden overwogen. Van het kiezen van huren of kopen tot het kiezen van de juiste oplossing met alle benodigde functies, het kiezen van een printer moet een gelaagde beslissing zijn.

Op basis de ervaring van ITAF in het leveren van Xerox printers aan meerdere organisaties en het werken met bedrijven van verschillende grootte, zijn dit de cruciale punten waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een printeroplossing.

1# Kopen of leasen

Huren en leasen

Een printer huren betekent dat u niet in één keer een groot bedrag hoeft te betalen. Het biedt u ook een contract dat gewoonlijk het bijvullen van toner en kosten voor printeronderhoud omvat. Wanneer u printers koopt, is het navullen uw verantwoordelijkheid. Niet alleen dat, maar aan het einde van het huurcontract kunt u ervoor kiezen om te upgraden naar een nieuw kopieerapparaat, zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over het verkopen of wegdoen van een oude printer.

Het belangrijkste verschil tussen huren en leasen zit in de duur van een overeenkomst. Terwijl huren gerelateerd is aan langetermijnovereenkomsten, is leasen meestal voor een korte periode waarvoor u een printer nodig heeft.

Kopen

Kopen is voor sommigen een meer kosteneffectieve oplossing. Wanneer u een printer slechts huurt; is deze niet van uw eigendom aan het einde van een contract. Kopen is een investering in een printer waarvan u de eigenaar bent. Het betekent dat het uw besluit is of u de printer wenst te behouden of te vervangen.

De beslissing over wat het beste voor u is, hangt af van de specifieke behoefte van uw bedrijf, het geschatte volume van de benodigde kopieën en de functionaliteiten die u nodig hebt.

2# Functies

Houd bij het kiezen van de beste printer voor uw bedrijf altijd rekening met de functies die u mogelijk nodig hebt.

Ruimtebesparend en kosteneffectief

Tegenwoordig is het kopen of huren van een printer die zowel een printer, kopieerapparaat, scanner als een fax in één is, een noodzaak geworden om ruimte te besparen en kosteneffectief te zijn. In plaats van 4 machines te hebben, bieden de meeste moderne printeroplossingen zoals Xerox u multifunctionele printers.

Kleur of Zwart wit

Monochromatische printers zijn een snellere en betere keuze als u documenten organisatiebreed moet afdrukken. Kleurenprinters zijn duurder als het gaat om onderhoud en zijn een betere keuze als u niet veel exemplaren afdrukt en een printer nodig heeft voor ontwerp en soortgelijke doeleinden.

Cloud

Als u meer dan één printer nodig hebt, op verschillende locaties werkt of medewerkers hebt die op afstand werken, is netwerken tussen printers een bijzonder belangrijke toevoeging aan uw bedrijfsinfrastructuur. Met printers die de Cloud ondersteunen, kunnen werknemers heen en weer schakelen tussen printers en bestanden afdrukken en delen van de ene locatie naar de andere.

3# Ondersteuning

Het beheer van de printomgeving kost tijd, kan kostbaar zijn en vereist toegewijde personele middelen, vooral als de organisatie uit meerdere teams bestaat. Dat is waar oplossingen voor beheerd printen op het podium komen. Het bedrijf dat een printer least of huurt, biedt meestal volledige ondersteuning tijdens de contractperiode. Op die manier is de complexiteit van kostenreductie en gecentraliseerd beheer van printers niet uw verantwoordelijkheid, en kunt u zich in plaats daarvan concentreren op de groei van uw organisatie. Zoek bij het kiezen van printeroplossingen naar toegewijde deskundige ondersteuning en een organisatie die voor al uw apparaten, processen, beveiliging en documenten kan zorgen.

Hoe kan ITAF u helpen?

ITAF is een Xerox partner die uw organisatie kan voorzien van een breed scala aan Xerox printers en printservices. U kunt een Xerox huren via ITAF. Als u besluit dat uw organisatie een Xerox printer wil kopen, kan ITAF deze ook aan u leveren. Onze experts analyseren de specifieke behoeften en afdrukvolumes van uw bedrijf en komen tot de beste oplossing voor u.

ITAF levert automatisch toners als onderdeel van het pakket, samen met het transport van de printers naar uw locatie, en gratis uitpakken, installatie en training van het personeel, of u nu een printer koopt of huurt. Als u ervoor kiest om een Xerox via ITAF te kopen, krijgt u 5 jaar garantie en gratis hardwarerecycling. Bij huren of leasen zorgt ITAF voor onderhoud en ondersteuning gedurende de contractperiode.

De multifunctionele printers van Xerox zijn geoptimaliseerd voor de Cloud, hebben touchscreens voor tablets, hebben de mogelijkheid om persoonlijke profielen te maken waarin de voorkeuren van elk teamlid worden opgeslagen. De printservices van ITAF bieden u documentbeheer, waarmee u kosten kunt verlagen.

Neem contact op met ITAF als u een Xerox printer wilt huren, een Xerox printer wilt kopen of als u deskundige hulp nodig heeft bij het beslissen welke oplossing het beste bij uw organisatie past.

Hoe Managed Print Services en Cloud Print u helpen in Corona tijden

In 2020 zijn niet alleen onze gewoontes veranderd door de verspreiding van de coronaviruspandemie. Hele organisaties en bedrijven uit verschillende niches moesten hun workflow aanpassen aan de nieuwe omstandigheden. Door thuiswerken nam de vraag toe om elk proces beter te beveiligen tegen datalekken. Door het verminderde bedrijfsvolume in sommige niches waren kostenbesparingen essentieel. Beide eisen hebben betrekking op elk onderdeel van het bedrijfsproces, inclusief afdrukken. Uit de globale statistiek blijkt dat de gemiddelde werknemer 8874 pagina’s per jaar afdrukt. De printkosten kunnen uit de hand lopen. Bij werken op afstand kunnen datalekken optreden als gevolg van afdrukken buiten kantoor. Daarom zijn cloud print en managed printservices essentieel in Corona-tijden.

 

Veiligheid

neuron networks
In 2019 had 59% van de bedrijven afdrukgerelateerd gegevensverlies. De situatie tijdens de wereldwijde pandemie wordt nog erger. Apparaten vol vertrouwelijke gegevens worden buiten de kantoren gebruikt. Alle op het netwerk aangesloten apparaten kunnen worden gehackt. Datalekken kunnen niet alleen gebeuren door hacking, maar ook door gescande gegevens, naar iemand buiten de organisatie te sturen. Onbeveiligde printerinstellingen kunnen de beveiliging van elk document verminderen. Omdat door de verspreiding van het coronavirus steeds meer mensen vanuit thuis werken, is er een groeiende vraag om gegevens uit externe bronnen te printen.

Het werd een voorrecht om printers beter te beveiligen. De toenemende toegankelijkheid van gegevens geeft ook aanleiding tot bezorgdheid over de veiligheid. Managed printerservices zijn cruciaal om uw printer te beveiligen en de kans op gegevensverlies te minimaliseren. Niet alleen dat u via beheerd afdrukken kunt bijhouden wanneer iemand toegang heeft tot uw cloud, maar u kunt de toegang alleen beperken tot geautoriseerde gebruikers binnen de organisatie. Managed printservices helpen u alert te blijven op elke mogelijke bedreiging. Het biedt beveiligingspatches. Als het gaat om afdrukken op afstand en de kwetsbare beveiliging ervan, bieden managed printservices VPN-platforms op beschermde servers om hacking te voorkomen.

 

Kostenbesparend

cloud print, managed print services

In sommige bedrijfstakken wordt het gebruik van printers tijdens de coronatijden verminderd. In andere gevallen, hoewel de noodzaak om printerdiensten te gebruiken niet lager is, werd de vraag om algemene kosten te verlagen cruciaal. Dat is een ander gebied waarop managed print services ons helpen. Het helpt ons de uitgaven onder controle te houden, terwijl we er toch voor zorgen dat we over de apparaten beschikken die onze medewerkers nodig hebben om te werken.

Een toegewijde accountmanager voor managed printservices zal met u samenwerken om de kosten te verlagen en een pakket samen te stellen waarmee u kunt betalen voor wat u gebruikt. Met managed print services verzamel je geen toners, inkt of papier en geef je er geld voor uit – ze worden bij je afgeleverd wanneer dat nodig is.

Het beheren van uw drukwerk kan uw middelen uitputten die zich zouden moeten concentreren op bedrijfsgroei en belangrijkere taken die uw organisatie meer geld opleveren. Daarom is het handig om het uit te besteden via managed print services. Ze bieden gecentraliseerd en deskundig beheer.

Bij managed printservices wordt ook verondersteld dat er minder apparaten worden gebruikt, waardoor de kosten worden verlaagd en het energieverbruik wordt verminderd.

Door cloud print te gebruiken, wordt er minder aan papier en inkt uitgegeven dan normaal – na het scannen sturen medewerkers het document vaak naar een e-mail en besparen ze daardoor op de printkosten.

 

Cloud print en toenemende toegankelijkheid van informatie

 

Terwijl het gebruik van cloudprinters voorheen slechts een optie was, werd het in 2020 cruciaal. Deze trend zet zich ook in 2021 door. Cloudprinten stelt iedereen in de organisatie in staat om overal via een netwerk toegang te krijgen tot printers via cloud computing. Door thuis te werken en uw medewerkers niet op één kantoor te hebben gecentraliseerd, ontstond de vraag om afdrukken beschikbaar te maken, waar ze ook werken. Cloud geoptimaliseerde printers werken efficiënter en sneller. Als u documenten scant, gaan ze rechtstreeks naar uw cloud en kunnen uw medewerkers kiezen of ze deze via e-mail willen verzenden of afdrukken. Cloud maakt informatie toegankelijker voor werknemers dan ooit tevoren, wat erg handig is in tijden van wereldwijde pandemie.

 

Hoe kan ITAF helpen

Itaf biedt hoogwaardige cloudprint-ondersteunde printers die geschikt zijn voor kleine, middelgrote of grote zakelijke behoeften. Naast de hoogwaardige printers geeft ITAF u deskundig advies over welke printer u moet kiezen. Als u oude apparatuur heeft, kunt u deze gratis recyclen. Toners en repro-materiaal worden gratis naar u verzonden als onderdeel van ITAF managed printer services. Bovendien kunt u rekenen op hun 24/7 ondersteuning. Als de printer kapot is, wordt deze binnen twee werkdagen gratis gerepareerd.

Neem voor meer informatie over ITAF managed print services contact met ons op en we helpen u graag verder.

Managed Print Services – meer dan printers, toner en service

Als u denkt dat Managed Print Services slechts een ander woord is voor basisonderbreking en verbruiksartikelen, maak dan uw veiligheidsgordel vast en maak u klaar voor de rit. De Managed Print Services van vandaag helpen u bij het stroomlijnen van bedrijfsprocessen, het verkrijgen van diepgaande bedrijfsinzichten en het stimuleren van uw digitale transformatie.

Stelt u zich eens voor dat u samenwerkt met een leverancier die de bruikbare inzichten en aanbevelingen levert om uw document workflows te automatiseren en te vereenvoudigen, in combinatie met een blauwdruk om workflow integratie zorgvuldig uit te voeren – allemaal zonder enige verstoring of risico’s terwijl u de overgang maakt.

Uw printomgeving – een goudmijn van kostenbesparing

Kostenbeheersing is een blijvende uitdaging voor alle organisaties. Elke branche wil de uitgaven verminderen – zonder compromissen te sluiten op essentiële factoren zoals productiviteit, klantenservice en innovatie.

IT is een belangrijk aandachtspunt bij initiatieven voor kostenbeheersing, omdat technologische vooruitgang voortdurend nieuwe besparingsmogelijkheden met zich meebrengt. Maar één aspect van IT wordt vaak over het hoofd gezien als een gebied om kosten te besparen: de printomgeving.

4 manieren om te besparen met Managed Print Services

1. Gecentraliseerd beheer – bespaar op de tijd en middelen die u besteedt aan het beheer van uw printomgeving. Vereenvoudig aankoop, onderhoud, benodigdheden en facturering.

Het beheer van uw printomgeving kan tijd, budget en middelen in beslag nemen, vooral wanneer een complexe organisatie wordt beheerd door meerdere teams zonder centrale controle.
Managed printservices zorgen voor een drastische vermindering van de complexiteit en kosten en bieden een deskundig, gecentraliseerd beheer van alles van inkoop en installatie tot onderhoud en levering, zodat u meer uw middelen kunt richten op de groei van uw bedrijf.

2. Apparaatoptimalisatie – zorg ervoor dat uw mensen de juiste apparaten hebben – niet meer en niet minder. Bespaar energie en uitgaven door minder papier, inkt en toner te gebruiken.

Zonder gecentraliseerd beheer hebben organisaties de neiging om verschillende apparaten van verschillende leveranciers te verzamelen. Het resultaat is een vloot aan verouderde apparaten die papier, inkt en energie verspillen.
Het rationaliseren van de printomgeving kan het beheer drastisch vereenvoudigen door veel verschillende modellen printers, scanners en kopieerapparaten te vervangen door een kleiner aantal multifunctionele apparaten van één leverancier.

Het kostenbesparingspotentieel is duidelijk: minder apparaten betekent lagere onderhoudskosten en een lager energieverbruik (om nog maar te zwijgen van een kleinere ecologische voetafdruk).
Met Managed print services kunt u uw uitgaven consolideren en kosten besparen, terwijl u er toch voor zorgt dat u over de juiste apparaten beschikt met de mogelijkheden die uw mensen nodig hebben om vrij te werken.

3. Procesefficiëntie – versnel printprocessen ter plaatse en onderweg en gebruik preventief en voorspellend onderhoud om downtime te verminderen.

Omdat een derde van alle werkprocessen nog steeds afhankelijk is van documenten, hoe meer u mensen in staat stelt om sneller en gemakkelijker af te drukken, hoe efficiënter en productiever ze zullen zijn.
En met maar liefst 60% van de oproepen naar de IT helpdesk op zoek naar probleemoplossing voor printgerelateerde problemen, zullen niet alleen kantoormedewerkers worden vrijgemaakt om zich te concentreren op belangrijkere taken.

4. Documentbeheer – digitaliseer papieren bestanden en automatiseer bulk,- en routinematige afdruktaken, zodat uw mensen meer tijd kunnen besteden aan de dingen die er echt toe doen.

De slimste oplossing voor beheerd afdrukken helpt u niet alleen om efficiënter af te drukken, maar helpt u ook om minder te printen. En dankzij gedigitaliseerde bestanden hebben mobiele werknemers gemakkelijker toegang tot de informatie die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben.

Door papieren processen naar digitaal over te schakelen, kunt u uw kosten op eenvoudige maar significante manieren verlagen:

  • Bevrijd werknemers van langzame (en foutgevoelige) papierprocessen en automatiseer uw routine,- en bulkafdruktaken
  • Bespaar op verbruiksartikelen met minder vraag naar papier, inkt en toner
  • Verminder de energie uitgaven – en de ecologische voetafdruk – met een lager apparaat gebruik
  • Bespaar op fysieke opslagkosten met minder papieren bestanden om te archiveren

ITAF Managed print Services

Uw printomgeving is een van de hoekstenen van uw IT infrastructuur. Het verdient toegewijde deskundige ondersteuning om u te helpen de kosten te minimaliseren en de waarde te maximaliseren.
We kunnen u helpen bij het stroomlijnen van uw printomgeving en het vinden van de plekken waar u vet kunt afsnijden, evenals het leveren van services waarmee u de controle heeft over uw apparaten, processen, documenten en beveiliging.
Contact op met de ITAF support voor een meer diepgaande kijk op uw unieke zakelijke behoeften.

VersaLink vs. AltaLink

Kantoorapparatuur kiezen voor uw bedrijf is nooit een gemakkelijke taak. U moet rekening houden met de functies van de verschillende beschikbare modellen, de betrouwbaarheid van de producten, de bruikbaarheid van de apparaten en uw totale budget. Dit kunnen een heleboel dingen tegelijk zijn. Xerox VersaLink en Xerox AltaLink zijn twee lijnen van multifunctionele apparaten waar veel bedrijven uiteindelijk tussen proberen te kiezen. Het kiezen van een Xerox kantoorapparaat is een geweldige beslissing, aangezien het merk een lange geschiedenis heeft van kwaliteit, innovatie en prestaties. Hierbij dus VersaLink vs. AltaLink: kom erachter welke optie het meest zinvol is voor uw bedrijf.

Maar als u eenmaal voor Xerox heeft gekozen, hoe beperkt u dan uw uiteindelijke keuze? In dit artikel hebben we een vergelijking gemaakt tussen Xerox VersaLink en AltaLink om u te helpen beslissen welke lijn het beste is voor uw eigen unieke behoeften.

 

Hoogtepunten van de Xerox VersaLink

Xerox VersaLink apparaten zijn ontworpen met het oog op kleine tot middelgrote bedrijven. De reeks apparaten binnen deze familie heeft zeker iets voor elk bedrijf. Als u alleen afdrukmogelijkheden nodig heeft, kunt u binnen de Xerox VersaLink lijn een Xerox kantoorprinter vinden. Als u echter de mogelijkheden van een Xerox kantoorkopieerapparaat nodig heeft, bevat de lijn ook multifunctionele apparaten, die zowel afdruk,- als kopieerbehoeften aankunnen.

Een van de algemene thema’s bij de Xerox VersaLink apparaatlijn is het gebruiksgemak. Als u een klein bedrijf bezit of exploiteert, heeft u waarschijnlijk niet de tijd om een fulltime technische ondersteuningsmedewerker te worden naast de andere taken die u op zich neemt. Xerox ConnectKey maakt het beheer van uw workflow eenvoudig en gemakkelijk.

Het instellen van de ConnectKey functies is eenvoudig. U kunt uw Xerox VersaLink apparaat in korte tijd verbinden met de apps en services die u het meest gebruikt. Scan bestanden naar Cloud opslagservices zoals Dropbox, Google Drive of Box met één druk op de knop. U kunt ook rechtstreeks vanuit uw Cloud opslag afdrukken zonder onnodige software te installeren. ConnectKey maakt taken eenvoudig en intuïtief, zodat technologie nuttig kan zijn in plaats van belastend.

Het duidelijke touchscreen display stelt u in staat om na het scannen documenten te bekijken, zodat alle informatie duidelijk is vastgelegd. Met dezelfde touchscreen kunt u uw ervaring aanpassen om de nadruk te leggen op de services die u het meest gebruikt. Met de plug-and-play installatie kunt u uw nieuwe Xerox kantoorapparaat in een mum van tijd aan de praat krijgen.

 

Hoogtepunten van de Xerox AltaLink

De productlijn van Xerox AltaLink neemt veel van de kenmerken van de VersaLink lijn en schaalt ze op om klaar te zijn voor een grotere bedrijfsomgeving. Daarnaast zijn er functies die specifiek zijn geïmplementeerd voor zakelijke gebruikers.

Net als de VersaLink-producten gebruikt de AltaLink reeks de ConnectKey technologie om een uitzonderlijke ervaring te bieden die bedrijven van Xerox kantoorkopieerapparaten gewend zijn. De touchscreen interface kan snel worden geconfigureerd om eenvoudig toegang te krijgen tot de productiviteitsservices en apps die uw bedrijf gebruikt.

De extra beveiligingsfuncties van Xerox AltaLink onderscheiden deze bedrijfsoplossing van andere opties. Optionele veilige afdrukopties zorgen ervoor dat gevoelige documenten in een afdrukwachtrij worden bewaard totdat een fysieke sleutel de vrijgave autoriseert. Dit is essentieel in een grotere kantooromgeving waar meerdere afdelingen en niveaus van leiderschap actief kunnen zijn.

Connectiviteit staat ook centraal bij de AltaLink lijn van multifunctionele apparaten. Werknemers krijgen de macht om hun werk onderweg te doen met eenvoudige koppelingsoplossingen.

NFC compatibele apparaten kunnen eenvoudig worden aangesloten om ervoor te zorgen dat mobiele werknemers effectief kunnen werken zonder dat ze door een omslachtig installatieproces hoeven te worstelen.

Een document verzenden om af te drukken vanaf een mobiel apparaat is net zo eenvoudig als het verzenden van een e-mail. Er is geen extra software nodig. De gemiddelde smartphone gebruiker gebruikt al negen apps per dag. Xerox AltaLink is hier om uw workflow te vereenvoudigen, niet om meer pictogrammen aan uw smartphone toe te voegen.

 

VersaLink vs. AltaLink: wat is geschikt voor u?

Wanneer u Xerox kantoorprinters en multifunctionele apparaten overweegt, overweegt u mogelijk Xerox VersaLink vs. AltaLink. Het is belangrijk om te begrijpen dat deze lijnen zijn ontworpen voor verschillende bedrijven.

Voor kleine en middelgrote bedrijven is de VersaLink productlijn de beste oplossing. De eigendomskosten zijn laag en er is extra nadruk gelegd op gebruiksgemak met de plug-and-play installatie. Grotere bedrijven met meer dan 20 werknemers, meerdere afdelingen en meer beveiligingsbehoeften zullen waarschijnlijk willen kiezen voor de AltaLink lijn van apparaten. Deze apparaten zijn ontworpen om een grotere werklast aan te kunnen en te voldoen aan de bedrijfsbehoeften.

Beide productlijnen zijn uitzonderlijk, ze zijn alleen ontworpen voor verschillende gebruikssituaties. Als u in het verleden een Xerox kantoorapparaat hebt gebruikt, weet u dat kwaliteit voorop staat, ongeacht welke lijn u kiest.

 

ITAF Managed print Services

Vraagt u zich nog steeds af welke oplossing het beste werkt voor uw bedrijf? Bekijk ons productaanbod of neem contact op met ITAF voor een meer diepgaande kijk op uw unieke zakelijke behoeften.

De beste printeroptie kiezen voor uw bedrijf: een gids voor printservices voor het KMO

Voordat u afdrukservices gaat overwegen, is het belangrijk om de behoeften van uw bedrijf te beoordelen – wat wilt u dat de printer doet? Hoeveel mensen zullen het gebruiken? Is snelheid belangrijker of geeft u prioriteit aan afdrukkwaliteit? Gebruikt u de printer voor basisdocumenten zoals spreadsheets en Word bestanden, of gaat u documenten afdrukken met afbeeldingen en foto’s? Lees in dit artikel meer over hoe u de beste printeroptie kunt kiezen voor uw bedrijf.

De meeste bedrijven kiezen voor netwerkprinters die door meerdere gebruikers kunnen worden gedeeld, in plaats van individuele printers voor elk bureau. Deze machines besparen middelen en gaan doorgaans veel langer mee dan kant-en-klare varianten. Ze bieden ook hogere printsnelheden, betere verwerking en geavanceerde afwerkingsopties. De meeste kunnen ook kopiëren, scannen, e-mailen en faxen.

In deze gids voor printservices voor KMO’s geven we een overzicht van de beste printeroptie voor uw bedrijf om het koopproces te vereenvoudigen. We leggen de soorten zakelijke printers, beschikbare functies en mogelijkheden, netwerkopties, kosten en betalingsopties uit. We geven ook enkele praktische tips voor het kiezen van de juiste leverancier.

Kleur versus zwart-wit

Als u alleen eenvoudige zakelijke documenten in platte tekst (spreadsheets, memo’s en brieven) afdrukt, is zwart-wit waarschijnlijk prima. Als u afbeeldingen, aangepaste logo’s of documenten met grafieken en andere afbeeldingen wilt afdrukken, moet u een kleurenprinter gebruiken. Monochrome printers verkopen nog steeds verrassend goed omdat ze de lopende kosten verlagen, maar houd er rekening mee dat u waarschijnlijk jarenlang vastzit aan de printer die u kiest. Als u in de toekomst de mogelijkheid nodig heeft om kleur af te drukken, moet u een andere bron zoeken.

Zakelijke printerfuncties

Een van de eerste dingen die u moet overwegen als het op functies aankomt, is of u een enkele of multifunctionele printer (MFP) nodig heeft. Zoals het klinkt, doen printers met één functie één ding: documenten afdrukken. MFP’s zijn geschikt voor vele andere taken, waaronder het scannen, kopiëren, e-mailen en converteren van documenten. Verschillende modellen combineren verschillende functies.

MFP’s zijn kostenbesparend omdat u niet meerdere machines hoeft aan te schaffen en ze minder ruimte innemen. Ze helpen het documentbeheer en de zakelijke workflow te stroomlijnen, omdat u documenten allemaal vanaf dezelfde machine kunt faxen, scannen en e-mailen. Ze zijn echter duurder. En als een persoon de machine bijvoorbeeld gebruikt om af te drukken, zal een andere werknemer moeten wachten om een fax te verzenden, een kopie te maken, enz.

Overweeg vervolgens de afdruksnelheid,- en volume, die een aanzienlijke invloed hebben op de prijs. Over het algemeen zijn afdruksnelheden van minder dan 20 pagina’s per minuut (ppm) te laag voor kantooromgevingen; snelheden van 20 ppm tot 40 ppm zijn voor de meeste kantoren voldoende; en snelheden boven 40 ppm zijn ideaal voor gebruik met grote volumes. Sommige van de meest geavanceerde machines halen 100 ppm, hoewel dit veel meer is dan de meeste kleine bedrijven nodig hebben. Het afdrukvolume kan variëren van basismodellen met slechts 100 vellen in de lade en 250 in de cassette tot MFP’s met 500 vellen in de lade en 2.000 of meer in twee of meer cassettes.

Geheugen is ook een belangrijke overweging. De meeste kantoorprinters variëren van 64 MB tot 256 MB RAM, hoewel u bij sommige duurdere printers eventueel extra geheugen kunt toevoegen.

Extra functies die u mogelijk in overweging wilt nemen bij het kiezen van de beste printeroptie, zijn onder meer:

  • Automatisch dubbelzijdig afdrukken: Ook wel duplex genoemd, druk op beide zijden van het papier af zonder de machine opnieuw te laden.
  • Automatische documentinvoer (ADF): Scan, kopieer, e-mail en fax documenten met meerdere pagina’s.
  • Multifunctionele lades: Druk af op speciaal papier zoals enveloppen, briefkaarten, visitekaartjes, brochures en groot papier.
  • Punten per inch (dpi): Het aantal punten per vierkante inch dat de printer op een stuk papier past. Hoe hoger het nummer, hoe scherper documenten en afbeeldingen zullen zijn.
  • USB,- en kaartlezers om zonder computer af te drukken.
  • Interactieve bediening via het touchscreen voor gebruiksgemak en gemak.
  • Energy Star naleving voor lagere operationele kosten.

 

Netwerkopties

Een printer delen onder zoveel mogelijk werknemers is praktisch en financieel zinvol. Om dit te doen, moet de printer zijn aangesloten op uw kantoornetwerk, zodat gebruikers vanaf hun respectievelijke desktops, laptops, mobiele apparaten en soms op afstand kunnen afdrukken naar één machine.

Veel kantoren hebben meer dan één printer nodig. Er zijn maar zo weinig werknemers die op dezelfde printer kunnen vertrouwen zonder in de problemen te komen, dus kiezen bedrijven er vaak voor om voor elke afdeling, groep of team een laserprinter te kopen. Afzonderlijke printers kunnen zich op hetzelfde netwerk bevinden, waardoor werknemers onderling kunnen wisselen. Dit is vooral handig als werknemers bijvoorbeeld moeten overstappen van een monochrome machine naar een kleurenmachine. Of u kunt subnetwerken gebruiken waarmee bepaalde gebruikers alleen toegang hebben tot bepaalde printers. Deze worden soms gebruikt om de toegang tot kleurenprinters te limiteren of te beperken, omdat hun bedrijfskosten zoveel hoger zijn.

Printeronderhoud en service

Laserprinters hebben regelmatig onderhoud nodig, inclusief reiniging, inspecties en vervanging van versleten en defecte onderdelen. Regelmatig onderhoud helpt onverwachte storingen te voorkomen en verlengt de levensduur van uw machine.

De meeste fabrikanten en verkopers bieden tegen een extra vergoeding onderhouds,- en serviceovereenkomsten aan. Deze dekken doorgaans de kosten van kantoorbezoeken voor regelmatige service en onderhoud, evenals vervangende onderdelen zoals toner en drums. Sommige verkopers rekenen een vast jaarlijks tarief, terwijl anderen hun plannen prijzen op basis van uw printvolume. Een standaardtarief op basis van afdrukvolume is 1 of 2 cent per pagina.

ITAF Managed print Services

Vraagt u zich nog steeds af welke oplossing het beste werkt voor uw bedrijf? Bekijk ons productaanbod of neem contact op met ITAF voor een meer diepgaande kijk op uw unieke zakelijke behoeften.

Voordelen van multifunctionele printers

De meeste printerfabrikanten bieden multifunctionele modellen die de mogelijkheden van meerdere machines in één eenheid bieden. Deze apparaten bevatten vaak print,- scan,- kopieer,- en fax mogelijkheden in de vorm van één allesomvattend apparaat. Oorspronkelijk op de markt gebracht voor thuisgebruikers en kleine bedrijven, bieden veel fabrikanten nu grotere en robuustere modellen voor middelgrote tot grote bedrijven. Als u de voor,- en nadelen van een multifunctionele printer begrijpt, kunt u een weloverwogen beslissing nemen bij de aanschaf van nieuwe apparatuur. In dit artikel zult u meer lezen over alles-in-één printers en de voordelen van multifunctionele printers.

MFP-voordelen

1. Gemak van functies

Een multifunctionele printer biedt het gemak van extra functies die u anders misschien niet had gekocht. Als u bijvoorbeeld normaal gesproken niet veel faxberichten verzendt of ontvangt, had u mogelijk niet geïnvesteerd in een apart faxapparaat. Met een multifunctionele printer met fax mogelijkheden kunt u echter af en toe een fax verzenden of ontvangen zonder extra kosten. Bovendien biedt de mogelijkheid om een afbeelding te scannen en die afbeelding vervolgens met dezelfde machine af te drukken een ander niveau van gemak door u tijd te besparen bij het lopen naar twee afzonderlijke apparaten.

2. Ruimtebesparing

Een van de grootste voordelen van een multifunctionele printer is misschien wel de ruimtebesparing die het apparaat biedt. In plaats van ruimte te moeten vinden voor een printer, een kopieerapparaat, een faxapparaat en een scanner, kunt u dezelfde functionaliteit in één apparaat hebben. Deze ruimtebesparing kan voordelig zijn voor diegenen die het meeste uit hun kantoor aan huis willen halen of voor diegenen die met aanzienlijke ruimtebeperkingen werken.

3. Kostenbesparing

Een ander voordeel van een multifunctionele printer is de kostenbesparing bij aankoop of huur van één apparaat dat meerdere functies vervult. Hoewel de aankoop,- of huurprijs voor een alles-in-één printer hoger kan zijn dan die van een traditionele printer, blijven de totale kosten doorgaans lager dan bij aankoop van meerdere machines. Daarom kunt u profiteren van verbeterde functionaliteit zonder voor elke functie te betalen. Naast de besparingen die gepaard gaan met de oorspronkelijke aankoopprijs, kost het onderhouden van één apparaat minder dan het onderhouden van meerdere apparaten.

4. Energiebesparing

Multifunctionele printers hebben doorgaans één snoer nodig om het hele apparaat van stroom te voorzien. Dit vermindert niet alleen de congestie van de kabels, het verlaagt ook de elektriciteit die nodig is om het apparaat te laten werken. Deze energiebesparing leidt ook tot verhoogde kostenbesparingen.

5. Overal toegang tot documenten

Multifunctionele printers kunnen uw toegangspoort zijn tot Cloud computing en elektronische documentbeheersystemen. Uw externe medewerkers hebben op elk moment van de dag vanaf elke locatie veilige toegang tot uw documenten.

ITAF Managed print Services

Vraagt u zich nog steeds af welke oplossing het beste werkt voor uw bedrijf? Bekijk ons productaanbod of neem contact op met ITAF voor een meer diepgaande kijk op uw unieke zakelijke behoeften.

Hoeveel kost het om een ​​printer te huren of te leasen?

Wanneer u besluit te investeren in printerservices voor uw bedrijf, is het belangrijk om de voor,- en nadelen van het huren versus het kopen van een printer tegen elkaar af te wegen. Er zijn enkele grote verschillen tussen de twee en we zullen kort de belangrijkste punten bespreken.

Voordelen van het huren van een printer

Als u een printer huurt, spreidt u de kosten over een bepaalde contractduur. Het grootste voordeel van leasen is dat u geen hoge aanbetaling hoeft te betalen voor de printer, het zijn kleinere betalingen, gespreid over de tijd, waardoor deze beter beheersbaar wordt.

Bij het huren van een printer omvat uw contract met in het algemeen onderhoudskosten en toner bijvullingen, dit helpt om de kosten van leasen goedkoper te houden dan kopen, aangezien wanneer u de machine bezit, u verantwoordelijk bent voor alle extra kosten. Het is ook gemakkelijk om aan het einde van het contract een nieuwe lease,- of printer upgrade te kiezen zonder u zorgen te hoeven maken over de verkoop of het wegwerken van de oude printer.

Nadelen van het huren van een printer

De printer is normaal gesproken niet van u aan het einde van het leasecontract, daarom kan het voor u voordeliger zijn om een printer te kopen, omdat het dan tenminste een investering is waarover u eigenaar bent.

Als u de printer aanschaft, heeft u de volledige controle en kunt u beslissen wanneer deze moet worden onderhouden of vervangen, dit betekent dat u reparaties enz. rechtstreeks kunt organiseren en dat u niet naar de leasemaatschappij hoeft te gaan om dingen voor elkaar te krijgen.

Bovendien hebben de meeste van deze lease huurcontracten een minimale looptijd voor de lease, wat betekent dat u niet zomaar kunt terugtrekken en niet betalen als u niet hebt gehuurd voor de overeengekomen termijn.

Verschil tussen printerverhuur en leasing

Wanneer u een printer huurt, is het over het algemeen een lange termijn overeenkomst (meestal meerdere jaren) waarbij u maandelijks vaste bedragen betaalt voor het gebruik van de kantoorprinter.

Wanneer u een printer huurt, is het meestal een korte termijn overeenkomst waarbij u voor een bepaalde tijd een vergoeding betaalt voor het gebruik van een machine. Als u niet zeker weet of u een printer moet huren of leasen, denk dan goed na over de periode waarvoor u de printer nodig heeft.

Wat te overwegen bij het aanvragen van een offerte voor een printer:

  • Zwart-wit versus kleur – Dit heeft een grote impact op de kosten van de printer, aangezien kleur een groot verschil maakt voor het eindproduct, de onderhoudskosten worden ook beïnvloed omdat er meer inktcartridges nodig zijn voor de kleurenprinters.
  • Afdruksnelheid – Dit kan erg belangrijk zijn voor sommige bedrijven die zeer snel grote hoeveelheden moeten produceren. Terwijl sommige, vaak kleinere bedrijven tevreden zullen zijn met de standaard printsnelheid. De snellere machines zullen meer kosten.
  • Functionaliteit – Heeft u veel functies nodig? Moet uw printer kunnen kopiëren, scannen, printen, e-mailen en faxen? Heeft u afwerkingsopties nodig, zoals nieten? Moet u kopiëren of afdrukken vanaf of op grotere papierformaten?
  • Fax / scanner – Hebt u alleen een printer nodig of moet u ook kunnen faxen en scannen? Niet alle machines zijn compatibel met faxen en scannen, dus geef dit aan wanneer u een offerte aanvraagt.
  • Draadloze connectiviteit – Heeft u draadloze connectiviteit van uw printer nodig? Veel vaste verbindingen kunnen beperkingen opleveren voor grotere bedrijven waar velen één kopieerapparaat gebruiken met een printer.
  • Dubbelzijdig afdrukken – Dubbelzijdig afdrukken is een functie waarmee dubbelzijdig kan worden afgedrukt, waardoor papier wordt bespaard en de kosten worden verlaagd.
  • Netwerkprinten – Met netwerkprinten kunnen mensen documenten afdrukken, zelfs als ze zich niet in de buurt van de printer bevinden, dit helpt de productiviteit te verhogen en is handig wanneer u meerdere werknemers hebt die één printer gebruiken.
  • Automatische documentinvoer – Dit is handig als u grotere volumes afdrukt omdat het de snelheid en consistentie van de workflow verhoogt.

Printers met laag volume leasen

Voordat u besluit printers met een laag volume te leasen, moet u eerst wat berekeningen uitvoeren om te bepalen of dit kosteneffectief voor u is. Over het algemeen kosten printers met een laag volume niet veel geld, dus het is misschien de moeite waard om er gewoon een te kopen in plaats van te leasen.

Bedenk hoe lang u de printer nodig heeft en hoeveel pagina’s u elke dag kopieert om erachter te komen of leasen echt de meest haalbare optie is voor uw bedrijf. Een kleine printer kan ongeveer 20 afdrukken per minuut afdrukken.

Printers van middelgrote volumes leasen

Printers met een gemiddeld volume verwerken doorgaans ongeveer 40 afdrukken per minuut en zijn perfect voor kantoren met matige afdrukbehoeften. Het kan moeilijk zijn om te beslissen of een machine met een gemiddeld of hoog volume het beste is voor uw bedrijf. Een printer met een hoog volume kan 50 – 150 pagina’s per minuut kopiëren, dus als uw bedrijf groeit en uw documentstroom toeneemt, wilt u misschien een grote printer.

Overweeg of u een kopieerapparaat gedurende een lange periode nodig heeft of dat het alleen voor documentbeheer op korte termijn is, aangezien u niet jarenlang voor een kopieerapparaat wilt betalen wanneer u deze voor de meeste die tijd.

Printers met hoog volume leasen

Een hoogvolumeprinter is ontworpen om te voldoen aan constant hoge eisen in een druk kantoor, ze produceren meestal snel tussen de 50 en 150 afdrukken per minuut, en de gemiddelde maand zou enkele honderdduizenden exemplaren produceren door groot volume printers. Bekijk uw gemiddelde document uitvoervolume en beslis of een hoog volume printer geschikt is voor uw behoeften.

Overweeg ook of de grote volumes een kortetermijnsituatie zijn of als u verwacht een groot aantal consistent te kopiëren. Over het algemeen worden langere huurcontracten aangeboden tegen de beste tarieven en moet u rekening houden met uw behoeften voordat u voor de goedkoopste optie kiest.

Prijzen voor verhuur en lease

Het huren van een printer hangt grotendeels af van het aantal benodigde kopieën en niet van de tijd dat de kopieermachine nodig is. Door te berekenen hoeveel kopieën u elke maand moet maken, kunt u het benodigde printervolume en de geschatte huurkosten hiervan bepalen.

Welke printer u kiest, hangt af van de behoeften van uw bedrijf. Zoals eerder vermeld, kunt u kiezen uit modellen met een laag, gemiddeld of hoog volume, afhankelijk van het aantal kopieën dat u moet maken. De prijs van de individuele printer is afhankelijk van de functionaliteit en mogelijkheden. De modellen met een hoger volume kunnen doorgaans meer dan 40.000 exemplaren per maand verwerken en worden vaak geleverd met geavanceerde of optionele functies zoals automatisch nieten, stapelen en binden.

ITAF Managed print Services

Vraagt u zich nog steeds af welke oplossing het beste werkt voor uw bedrijf? Bekijk ons productaanbod of neem contact op met ITAF voor een meer diepgaande kijk op uw unieke zakelijke behoeften.

Wij gebruiken cookies om onze website en onze service te optimaliseren.