Het Intranet Management Systeem is een geïntegreerde oplossing voor het beheer van verschillende taken binnen een gemeente of OCMW. Het zorgt voor de centralisatie van gegevens en consolidatie van diverse opdrachten.
Het systeem is modulair gebouwd en zodoende kunnen alle modules gepersonaliseerd en op maat gemaakt worden voor elke gemeente. Dankzij het gebruik van Open Source software kunnen wij het IMS tegen een scherpe prijs aanbieden.
Notulenbeheer module
Met de module notulenbeheer is het mogelijk om vergaderingen zoals de gemeenteraad en het schepencollege voor
te bereiden door de agendapunten te bepalen, om nadien een verslag van de vergadering op te maken en om op
eenvoudige wijze afschrift van notules te genereren.
Door alle agendapunten en vergaderingen in een database te plaatsen hoeft alles slechts eenmaal ingegeven te
worden. Op eenvoudige wijze worden verslagen van de vergaderingen door het systeem aangemaakt alsook één of
meerdere uittreksels van notules.
WERK module: elektronische registratie en opvolging van werkaanvragen.
Deze module is een intern werkinstrument waarmee personeelsleden van de gemeente en of het OCMW een werkaanvraag kunnen registreren. Dit kan ICT-gerelateerd of een technische werkaanvraag zijn. De werkaanvragen kunnen persoonlijk zijn of voor een extern persoon opgemaakt worden.
De desbetreffende diensten handelen vervolgens de werkaanvraag verder af. Zij kunnen een overzicht bijhouden van alle werken in eigen beheer en taken delegeren aan medewerkers.
Bovendien kan de kostprijs van elke opdracht berekend worden voor een eventuele facturatie.
Om de werknemers een duidelijke opdracht mee te kunnen geven, kan men deze werkopdrachten printen in de vorm van een
werkbon. Aanvragen voor de ICT service desk worden gekoppeld aan een asset (object). In het systeem zit een database met alle IT assets. Hierdoor kan een inventaris eenvoudig worden opgemaakt alsook een begroting voor volgend jaar indien bij alle assets de aankoop- en afschrijfdatum wordt meegegeven.
DMS module
Vanuit het IMS is er een directe link naar het Document Management Systeem. Dit systeem helpt de organisatie bij het creëren, digitaliseren, beheren en opslaan van documenten, die door de verschillende diensten gebruikt kunnen worden.
Reservatie & Evenementen module
Met de reservatie & evenementen module kan u lokaties reserveren in een agenda op datum en uur. U kan lokaties toevoegen en verwijderen. U kan ook evenementen plannen, toevoegen en verwijderen. Deze module kan gekoppeld worden aan de website zodat burgers kunnen zien welke evenementen wanneer plaatsvinden en welke lokaties wanneer al gereserveerd zijn.
INPUT module: een elektronisch systeem voor post en klachten registratie.
De INPUT module dient voor de registratie en opvolging van interne en externe communicatie. Meerbepaald de registratie en het beheer van post met name brieven, faxen, e-mail, webformulieren, telefoongesprekken... Maar vooral voor het registreren van klachten en meldingen.
Deze extensie kan ingezet worden als planningstool voor de eigen werkzaamheden alsook voor die van een bepaalde afdeling.
Via een tijdslijn kan men per dienst of individu nagaan wanneer men verwacht dat de input wordt afgehandeld. Hier ziet men of de workload ofwel zwaar (rood) ofwel licht is (groen).
Bij een registratie bestaat de mogelijkheid om documenten te uploaden (fax, excel sheet, pdf). De afhandeling gebeurt sterk geautomatiseerd: het systeem genereert automatisch een email of een brief aan de hand van een minimale ingave door de gebruiker van het systeem. De uitgaande briefwisseling wordt aangepast aan de huisstijl van de gemeente of het OCMW.
Bij elke input wordt een historiek bijgehouden van alle acties die ondernomen worden. Voorbeelden hiervan zijn: het doorgeven naar een andere dienst, het toewijzen aan een medewerker of het contacteren van de afzender.
Een uitgebreide zoekfunctie staat in voor het snel terugvinden van alle input.
Het systeem voorziet eveneens in periodieke input. Dit om input in te geven die op regelmatige basis terugkomt.
MEDEWERKER module
De module medewerkers is een heel uitgebreide rechten module.
U kan:
- nieuwe medewerkers toevoegen
- medewerkers verwijderen
- gegevens aanpassen
- rechten aanpassen
- opdelen per dienst en per niveau
Vaak wordt er gewerkt met een drietal niveau's: Medewerker, Diensthoofd en Managment.
Per niveau kunnen er specifieke rechten toegekend worden.
Na het inloggen kan de medewerker net dat waar hij recht op heeft zien.
Een medewerker zal bijvoorbeeld al zijn werkaanvragen zien en communicatie die voor hem van toepassing is.
Een diensthoofd zal alle werkaanvragen zien van zijn dienst alsook alle communicatie bedoelt voor zijn of haar afdeling.
CMS module: beheer uw website.
Het belang van een goede website als communicatiemiddel voor een gemeente en OCMW is de afgelopen jaren in hoog tempo toegenomen. De grote hoeveelheid informatie en de intensivering in de communicatie vragen echter een groeiende inspanning van de organisatie. Het onderhouden van de website vergt meer en meer inspanningen en is heel complex wegens het bestaan van verschillende diensten binnen een gemeente en OCMW.
Het CMS is een geavanceerde toepassing die ervoor zorgt dat de verschillende diensten en afdelingen binnen een gemeente of OCMW de juiste inhoud kunnen aanbrengen in het systeem waardoor een efficiënte website én een PDF brochure automatisch gegenereerd worden en steeds up-to-date blijven.
Daarbij is de CMS module gekoppeld aan de INPUT module. Zo kunnen burgers meldingen maken via de website en worden deze door het systeem automatisch geïntegreerd in de INPUT module.
Verder wordt de layout van de website aangepast aan de huisstijl en/of andere voorkeuren van de gemeente.
OCMW modules
WOONZORG module
Een belangrijke opdracht voor een OCMW is de woonzorg voorziening. Aan de hand van deze modules kunnen allerhande aanvragen van klanten aan de balie of via het internet geregistreerd worden zoals een aanvraag omtrent poetsdienst, bejaardenwoning,
vervoerservice of kamer in een rusthuis om maar enkele te noemen. Het hele systeem voorziet in een efficiënte opvolging door de
verschillende diensten.
MAALTIJDEN module
De aanvragen voor maaltijden worden in een afzonderlijke module geregistreerd. Zowel eenmalige als periodieke maaltijden kunnen worden opgenomen in het systeem. De keuken(s) worden dagelijks automatisch bericht omtrent de nodige maaltijden die moeten geleverd worden.
WACHTLIJSTEN module
Een andere afzonderlijke module binnen de woonzorg zijn de wachtlijsten voor woningen. Hier kunnen klanten worden geregistreerd die een woning van het OCMW aanvragen. Alle coördinaten van de huidige bewoners kunnen geraadpleegd worden via deze module.
KLANTEN module
Het klantenbestand van uw OCMW kan men in deze module terugvinden. U kan nieuwe klanten aanmaken, klanten gegevens aanpassen en klanten verwijderen. Daarnaast is er ook een handige zoekfunctie om gemakkelijk bepaalde klanten op te zoeken.
Ook de inkomende oproepen van het callcenter kunnen worden geregistreerd binnen deze modules om nadien door de betrokken diensten te worden afgehandeld.
